Was die Methodik / QMS ausmacht

Das Qualitätsmanagementsystem besteht aus einer Reihe von Arten von Aufzeichnungen. Die einzelnen werden wir gesondert betrachten.

• Arten von Aufzeichnungen
• Verpflichtung (Obligation)
• Begriff aus dem Glossar (Term, Phrase)
• Richtlinie (Policy, Regulation)
• Musterplan (Default plan template)
• Musterarbeitsanweisung (Working Procedure, Task Pattern)
• Prozess
• Musterprotokoll (Record template)
• Qualifikation (Competency & Qualification)
• Business-Ereignisse (Business Event)
• Projektrolle
• Musterprojekt
• Weitere Informationen

Arten von Aufzeichnungen

Das nachstehende Schema zeigt die üblichen Ebenen, aus denen sich eine Methodik zusammensetzt. Zu den einzelnen Ebenen sind die Aufzeichnungen aufgeführt, die der jeweiligen Ebene zugeordnet sind.In der rechten Spalte sind die wesentlichen Aufzeichnungen dargestellt, die bei der Anwendung der Methodik entstehen.

Die Methodik bildet das QMS oder einen Teil davon. Allgemein standardisiert eine Methodik jedoch einen bestimmten Tätigkeitsbereich. Sie enthält daher alle Aufzeichnungen, die erforderlich sind, um zu beschreiben, was es bedeutet, eine Tätigkeit qualitätsgerecht auszuführen. Die Methodik bildet die Grundlage für die automatisierte Steuerung von Prozessen (Workflow). Die Objekte unterstützen daher nicht nur die Beschreibung von Schritten, sondern auch deren Automatisierung.

Jede Komponente der Methodik verfügt über eine eigene Dokumentationsseite. Klicken Sie daher auf die Detailansicht, um weitere Informationen zu erhalten.

In Klammern hinter der tschechischen Bezeichnung eines QMS-Elements ist zur besseren Übersicht auch die englische Bezeichnung angegeben.

Verpflichtung (Obligation)

Verpflichtungen, die die Methodik erfüllen oder einhalten muss. Verpflichtungen sind typischerweise „Eingangsanforderungen“; sie stehen gewissermaßen außerhalb der Methodik, was jedoch keinesfalls bedeutet, dass sie weniger wichtig wären – im Gegenteil.

Begriff aus dem Glossar (Term, Phrase)

Ein Glossar ist ein unverzichtbarer Bestandteil jeder Norm und jedes Standards und sollte auch in internen Methodiken nicht fehlen. Idealerweise existiert ein gemeinsames Glossar für alle Methodiken eines Unternehmens.

Glossare unterstützen mehrsprachige Definitionen von Begriffen; innerhalb eines Glossars können daher sowohl die tschechische Übersetzung als auch die Originaldefinition angegeben werden. (Grundsätzlich ist eine beliebige Anzahl von Sprachen möglich.)

Die Möglichkeit mehrsprachiger Definitionen betrifft nicht nur Glossare, sondern insbesondere auch Arbeitsanweisungen. Innerhalb einer Methodik können Sie daher ein Qualitäts- und Sicherheitsmanagementsystem gleichzeitig auf Tschechisch und Englisch definieren und es so für lokale Mitarbeitende, internationale Kollegen sowie einen Kundenauditor verständlich machen.

Richtlinie (Policy, Regulation)

Richtlinien bilden den wesentlichen Teil des Rückgrats des gesamten Qualitätsmanagementsystems sowie anderer Methodiken.

Richtlinien auf unterschiedlichen Führungsebenen werden unterschiedlich bezeichnet – z. B. Anweisungen, Policies / Richtlinien usw. Konkrete Dokumenttypen können im System definiert werden.

Musterplan (Default plan template)

Musterpläne bilden insbesondere die Grundlage für die Projektplanung, jedoch nicht ausschließlich dafür; grundsätzlich sind sie überall dort einsetzbar, wo Planung erforderlich ist und durch die Methodik standardisiert wird.

Beispiele für Musterpläne sind:

• Musterprojektplan
• Master Test Plan – Teststrategie

Musterarbeitsanweisung (Working Procedure, Task Pattern)

Eine Arbeitsanweisung ist das Äquivalent zu Arbeitsanweisungen im Qualitätsmanagementsystem.

Der wesentliche Vorteil und Unterschied einer automatisierten Methodik gegenüber klassischen Dokumenten besteht darin, dass auf Basis von Aufgabenmustern aus der Methodik unmittelbar reale Aufgaben erzeugt werden. Das System spart dadurch erheblichen Aufwand und erspart den Mitarbeitenden die Notwendigkeit, alle Details zu kennen oder Arbeitsanweisungen suchen zu müssen. Eine Arbeitsanweisung innerhalb der Methodik kann Teil des Qualitätsmanagementsystems sein und gleichzeitig die Definition eines Schrittes im Workflow-System darstellen.

Musterarbeitsanweisungen können hierarchisch aufgebaut sein und so vollständige Arbeitsabläufe einschließlich der sogenannten WBS – Work Breakdown Structure – bilden. Ein Beispiel für einen komplexen Schritt ist eine Projektphase.

Prozess

Ein Prozess beschreibt eine Abfolge von Tätigkeiten. Er besteht aus Schritten, die von Menschen ausgeführt werden, sowie aus automatisierten Schritten.Der Prozess ist ein zentrales Element der Automatisierung von Tätigkeiten. Es gibt jedoch viele Situationen, in denen eine qualitativ gut beschriebene Arbeitsanweisung auch ohne Prozess sinnvoll ist. Beispiele:

• Vorgehen zur Entriegelung einer Sicherheitseinrichtung
• Notöffnung eines Serverraums bei Stromausfall
• Test der Konnektivität zu einem Informationssystem
• Prüfung der Gültigkeit von Zertifikaten bei Feuerlöschern

Weder Qualitätsmanagementmethodiken noch die ISO 9001 verlangen, dass Arbeitsanweisungen zwingend Teil von Prozessen sind. AyMINE unterstützt beide Ansätze, und es ist sinnvoll abzuwägen, ob ein Prozess die Anwendung nicht eher verkompliziert. Umgekehrt ist es bei eigenständigen Arbeitsanweisungen wichtig, dass korrekt definiert ist, worauf sie sich beziehen. Dann lassen sie sich leicht finden und anwenden.

Musterprotokoll (Record template)

Ein Musterprotokoll ist eine Vorlage für Aufzeichnungen, die während der Arbeit erstellt werden müssen und bei denen es nicht möglich ist, ausschließlich auf automatisch generierte Aufzeichnungen zurückzugreifen.

Typischerweise wird ein Musterprotokoll verwendet, wenn es einer genehmigenden Stelle vorgelegt werden muss. Es wird hingegen nicht dort eingesetzt, wo es um die interne Dokumentation eines Vorgangs und seines Ergebnisses geht.

Qualifikation (Competency & Qualification)

Qualifikationen definieren, über welche Fähigkeiten Mitarbeitende verfügen müssen, die Aufgaben ausführen. Qualifikationen ersetzen keinesfalls organisatorische Rollen und sind für eine hochwertige Methodik, die Qualität tatsächlich sicherstellt, unverzichtbar. Obwohl sie Teil der Methodiken sind, stellen sie zugleich eine wichtige Grundlage für die Erfassung von Mitarbeiterkompetenzen dar und werden daher auch vom HR-Modul genutzt.

Business-Ereignisse (Business Event)

Ereignisse dienen der Unterstützung der Automatisierung von Tätigkeiten. Mithilfe von Ereignissen kann die Ausführung eines Prozesses einen weiteren auslösen und so komplexe Abläufe automatisieren.

Projektrolle

Eine Projektrolle definiert im Wesentlichen, welche Kompetenzen eine Person haben muss, die an einem Projekt beteiligt ist. Projektrollen werden gleichzeitig über Musterarbeitsanweisungen mit Musteraufgaben versehen.

Projektrollen sind selbstverständlich nur in Methodiken sinnvoll, die sich auf das Projektmanagement beziehen. Außerhalb von Projekten werden sie nicht eingesetzt.

Musterprojekt

Ein Musterprojekt definiert, welche Bestandteile ein Projekt eines bestimmten Typs umfassen muss. (Für jeden Projekttyp kann ein eigener Typ definiert werden.)Auf Basis eines Musterprojekts kann ein neues Projekt im Einklang mit der Methodik innerhalb einer Minute einfach gestartet werden.

Weitere Informationen

Weitere Informationen zu Methodiken und ihrer Bedeutung für das Qualitätsmanagement finden Sie hier.