Dateien zwischen Objekten kopieren und verschieben

Grundlegende DMS-Dateiverwaltungsfunktion – kopieren und verschieben.

• Kopieren
  • Menüoptionen
  • Tipp für effektives Arbeiten
  • Gut zum Kopieren wissen
• Dateien verschieben

Kopieren

Logisches Kopieren bedeutet, dass eine Datei mit mehreren Objekten verbunden ist, aber physikalisch nur einmal gespeichert wird. Aus Benutzerperspektive erscheint die Datei jedoch nur einmal gespeichert.

Warum funktioniert das Kopieren? Logischerweise gehören Dateien oft zu mehreren Orten, und es ist ratsam, sie an mehreren Orten um ein Objekt zu haben. Logischerweise könnte die Menge der gespeicherten Daten aber stark wachsen, wenn sie tatsächlich und physisch immer wieder überall gespeichert würden. Anwendungsbeispiele:

• Dateien sind die Produktdokumentation. Sie erstellen eine neue Version des Produkts, die sich leicht unterscheidet, aber die meisten davon bleibt die gleiche. Wenn Sie eine neue Version in AyMINE erstellen, werden alle Dateien der vorherigen Version dorthin kopiert. Physikalisch jedoch bleiben sie nur einmal gespeichert, ist die Dateireferenz von der alten und der neuen Version des Produkts
• Ebenso wird die neue Version der Anfrage Dokumentreferenzen (z.B. den angehängten Screenshot) von der ursprünglichen Version enthalten
• Sie können einen Vertrag, der sich auf das Projekt bezieht, sowohl im Projekt-Ordner als auch in den Vertrags-Ordnern speichern.

Menüoptionen

Das Funktionsmenü erlaubt sowohl das Verschieben als auch das Kopieren. Um die Arbeit zu beschleunigen, gibt es jedoch vier Möglichkeiten:

• Verschieben / Zwischen Objekten kopieren – Nachdem Sie die Option ausgewählt haben, haben Sie die Möglichkeit, den gleichen Objekttyp zu verschieben oder zu kopieren. Wenn Sie zum Beispiel eine Datei von der Anfrage wegbewegen, erhalten Sie im nächsten Schritt die Möglichkeit, eine andere Anfrage auszuwählen.
• Verschieben / In einen anderen Typ kopieren – Die Funktion hat einen zusätzlichen Schritt, Sie müssen zuerst den Objekttyp auswählen, wo Sie die Datei verschieben oder kopieren möchten. Beispielsweise können Sie Dateien von der Aufgabe zum Produkt verschieben.

Tipp für effektives Arbeiten

Nicht vergessen cliplink_:

• Wenn Sie ein geöffnetes Objekt in einem anderen Fenster haben, in dem Sie Dateien verschieben möchten (z.B. das erwähnte Produkt), wählen Sie die Save To Clipline Funktion im Menü (Sie können auch direkt aus der Liste einfügen).
• Wählt hier im Menü die richtige Objektart aus
• Sie haben die Schaltfläche Von Clipline in der Auswahlliste. Sie müssen nicht noch einmal nach dem Objekt suchen, sondern wählen das bereits ausgewählte aus

Gut zum Kopieren wissen

Das Kopieren von Dateien verhält sich tatsächlich wie das Kopieren aus der Sicht des Benutzers. Wenn Sie eine Datei mit der beschriebenen Funktion kopieren, wird keine neue Kopie erzeugt. Wenn Sie eine Datei an einem der Speicherorte ändern, wird die Datei automatisch aufgeteilt und jeder Speicherort hat seine eigene Datei. Sie müssen sich also keine Sorgen machen, dass jemand eine Datei für ein Objekt ändert, indem er sie an anderer Stelle kopiert und dort verändert.

Um eine Datei zwischen Objekten zu kopieren, **musst du das Recht haben, beide zu editieren *- die Datei, wo sie ist und die Datei, wo du sie kopierst.

Beim Kopieren einer Datei wird auch die Dateibeschreibung kopiert, aber jeder Speicherort hat seine eigene Beschreibung. Für jedes Objekt, in dem sich die Datei befindet, können Sie eine eigene Beschreibung haben.

Wenn Sie ein PDF mit dem Einfügen von Dateien erzeugen, wird die kopierte Datei dort zur besseren Übersicht immer wieder gespeichert.

Dateien verschieben

Die Funktion erlaubt Ihnen auch, Dateien von einem Objekt zu einem anderen zu verschieben. Verschieben ermöglicht es Ihnen, bequem beheben, wenn Sie die Dateien in einer anderen Weise, als Sie wollten (oder sollten).

Wenn Sie die Datei verschieben, bleibt das Datum der ersten Dateieinfügung erhalten. Es ist auch möglich, eine Situation zu erstellen, wo das Objekt eine Datei eingefügt hat, bevor das Objekt erstellt wurde. Dies ist kein Fehler, das Datum der Dateieinfügung dokumentiert das tatsächliche Datum. (Umgekehrt ist beim Kopieren das Datum, an dem die Kopie erstellt wurde, immer das Datum, an dem die Kopie erstellt wurde).

Wenn Sie eine Datei vom Objekt wegbewegen, wird die Historie der Datei mit der Information gespeichert, dass die Datei von ihm wegbewegt wurde, zusammen mit der Information darüber, wohin sie die Datei verschoben hat.