Benutzer, die das System nicht mehr nutzen (weil sie das Unternehmen bereits verlassen haben), können in der Regel nicht gelöscht werden, da dem Konto viele weitere Informationen beigefügt sind - sie sind z.B. die Urheber der Entscheidung oder ihre Qualifikationen sind ein Beweis dafür, dass die Arbeit von qualifiziertem Personal geleistet wurde.

Nur ein zuvor gelöschter Benutzer kann vergessen werden.
Auf der DSGVO-Website (/doc/de/sys/sysUser_gdpr) geht es mehr darum, sicherzustellen, dass die GDPT-Einhaltung und die rechtlichen Informationspflichten.

Gelöschter Benutzer

Gelöschter Benutzer wird nicht vergessen: Gelöschtes Konto wird in den Papierkorb verschoben, es ist nicht möglich, damit zu arbeiten, aber z.B. der Name des Arbeiters bleibt unverändert. z.B. Aufgaben werden weiterhin den richtigen Namen des Mitarbeiters anzeigen.

Löschen des Kontos werden die persönlichen Notizen des Benutzers zu löschen.

Blockierter Benutzer

Blocked ist ein Benutzer, der sich aus irgendeinem Grund nicht temporär am System anmelden kann. Konto kann automatisch gesperrt werden (basierend auf Sicherheitsanalyse) oder von Administratoren gesperrt.

Die Kontosperrung verhindert teilweise die Nutzung im System, geblockter Benutzer kann z.B. keine Nachricht senden. Blockierung ist daher geeignet z.B. bei langfristiger Nichtverfügbarkeit der Arbeitnehmerin (z.B. bei Mutterschaftsurlaub)

Das Auflösen des Benutzers muss immer vom Systemadministrator erledigt werden.

Besondere Benutzerkonten

Neben regulären Benutzerkonten unterstützt das System mehrere Sonderkonten.

Virtueller Benutzer

Virtueller Benutzer wird verwendet, um Operationen zu dokumentieren, die nicht vom realen Benutzer durchgeführt worden sind, aber in der Geschichte gespeichert werden. Es wird z.B. verwendet, um Aktionen zu dokumentieren, die von Kunden im Kundenportal durchgeführt wurden, etc.

Virtueller Benutzer kann sich nie am System anmelden.

Externer "aufgefüllter" Benutzer

Ein gepolsterter Benutzer wird verwendet, wenn Sie Aufgaben oder Verantwortlichkeiten einem externen Unternehmen oder Mitarbeiter zuweisen müssen, der nicht mit dem System arbeitet. Zum Beispiel, wenn Sie Verantwortlichkeiten in der RACI-Matrix innerhalb von project planen.

Für einen gepolsterten Benutzer ist es sowohl möglich document qualifications als auch für einen internen Benutzer - es steht für die Datenverwaltung wie ein interner Benutzer zur Verfügung, aber es ist nicht möglich, es z.B. in eine Diskussion einzubinden oder ihm eine Nachricht zu senden. (Es kann jedoch sein ein Teilnehmer an einem Meeting, obwohl in diesem Fall es vorzuziehen ist, einen externen Kontakt einer realen Person zu verwenden.)

Ein gepolstertes Konto wird vom Projektmanager oder dem Bereich, in dem es verwendet wird, verwaltet. Ein gepolstertes Konto kann nie eingeloggt werden, es ist nicht möglich, zum Beispiel.

Externer Administrator

Ein externer Administrator ist ein Benutzerkonto von Systemadministratoren im Datenraum eines bestimmten Clients. Der größte Teil der Systemadministration kann ausschließlich innerhalb von Clients durchgeführt werden. Wenn der Client externe Administrationsunterstützung nutzt, muss der Administrator über einen eigenen Account verfügen.

Der externe Administrator ist in den Reports gekennzeichnet und vom Zugriff auf geschützte Unternehmensdaten ausgeschlossen. Selbst wenn es einen besonders privilegierten Account hat, ist es nicht möglich, ihn z.B. in die encrypted communications group einzubinden. Dies verhindert, dass sie ihre Privilegien missbraucht und sie verlegt.

Hinweis: For non-confidential common data, its access is controlled by the normal privileges system, and it is up to the permission of the area manager or the project to allow it.

Benutzer-Aktivität-Tracking

Für aktive Benutzer überwacht das System, ob Sie aktiv sind. Allgemeine Aktivitätsinformationen sind für andere Nutzer sichtbar. Die Information hindert sie z.B. daran, einem Mitarbeiter, der das System schon lange nicht mehr benutzt, eine Aufgabe zuzuweisen. (Die Aufgabe könnte dann ungelöst bleiben.)

Bei der Arbeit in einem Heimbüro oder aus der Ferne stellt das System Nutzeraktivitätsinformationen für Mitarbeiter zur Verfügung, die darauf zählen können, dass die Mitarbeiter darauf reagieren.

Aktivität wird in mehreren Stufen unterschieden:

In den letzten 10 Minuten hat der Benutzer aktiv eine Aktion ausgeführt (tatsächlich funktioniert – es ist nicht "Klick-Bildschirme")
Der Benutzer ist aktiv angemeldet, arbeitet aber nicht
Der Benutzer arbeitet nicht effektiv für mehr als eine Stunde (nicht mit dem System)
Lange Zeit (mehr als 2 Tage) hat der Nutzer nicht auf das System zugegriffen - es kann davon ausgegangen werden, dass er sich im Urlaub befindet
Benutzer, die gerade mit dem System arbeiten, werden aktiv angezeigt
Unknown status is for users who may have AyMINE running in the hintergrund (or on mobile) but are not currently working with it.
Arbeitnehmer, die gemeldet werden, sind nicht verfügbar.

Activity Tracking im GDPR Kontext

Benutzeraktivitätsinformationen werden nur Personen angezeigt, für die sie hinsichtlich ihrer eigenen Arbeit wichtig sind - Führungskräften und Kollegen. Sie wird daher auf der Grundlage eines berechtigten Interesses zur Verfügung gestellt.

Informationen können nicht rückwirkend ausgewertet werden.

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