Kontaktgruppen

Schutz von Geschäftsinformationen

Geschäftsinformationen gehören zu den wichtigsten Ressourcen eines Unternehmens. Deshalb ist es wichtig, ihrer Sicherheit besondere Aufmerksamkeit zu widmen.

Wussten Sie schon: Mehr als 60 % der Vertriebsmitarbeiter geben zu, dass sie beim Verlassen eines Unternehmens Kundendaten mitnehmen?

Sensible Geschäftsinformationen

Der Vertrieb benötigt für seine Arbeit eine Reihe von Geschäftsdaten, insbesondere:

• Was einzelne Kunden kaufen
• Welche Margen auf Produkten liegen und welche Rabatte möglich sind
• Wer beim Kunden die endgültige Entscheidungsbefugnis hat
• Welche Kommunikationsformen bei welchen Kunden funktionieren
• Wie einzelne Kunden bezahlen
• Historie der Kommunikation

Wenn Sie dem Vertrieb diese Informationen nicht zur Verfügung stellen, wird das gesamte Team deutlich weniger effizient arbeiten. Gleichzeitig müssen Sie sicherstellen, dass diese Informationen das Unternehmen nicht verlassen.

Wie Geschäftsinformationen bereitgestellt und geschützt werden

Der effektivste Ratschlag ist recht einfach: Exportmöglichkeiten nach Excel, PDF und andere Formate so weit wie möglich einschränken. Dokumente zu erstellen und mitzunehmen ist verlockend. Wenn dies einfach und unkontrolliert möglich ist, haben Sie faktisch keine Kontrolle über Ihre Daten. Wenn Sie diesen einfachen Schritt nicht umsetzen, sind viele andere Schutzmaßnahmen nahezu wirkungslos.

Schutz setzt außerdem voraus, dass die Daten in einem System gespeichert sind, das Sicherheitsmechanismen unterstützt (z. B. AyMINE).

Weitere Empfehlungen:

• Vertriebsmitarbeiter müssen wissen, dass die Nutzung von Daten überwacht wird
• Kommunikation sollte aus dem CRM erfolgen, nicht direkt aus privaten E-Mail-Konten
• Beobachten Sie, wie Vertriebsmitarbeiter arbeiten
• Verwenden Sie Kundengruppen zur Segmentierung. Exportieren Sie Kunden nicht zusammen mit ihrer Gruppenzugehörigkeit (AyMINE unterstützt dies standardmäßig nicht). Es gibt kaum einen sinnvollen Geschäftsfall dafür.

Schutz der Kundenkommunikation

Die Kommunikation mit Kunden ist grundsätzlich für Mitarbeiter sichtbar, die Zugriff auf Kundendaten haben. Es gibt jedoch Möglichkeiten, sie zusätzlich zu schützen:

• Geben Sie jedem Mitarbeiter nur Zugriff auf die Kontakte, mit denen er tatsächlich arbeitet
• Speichern Sie Nachrichten in getrennten Ordnern für Vertrieb und Umsetzung, damit operative Mitarbeiter nur relevante Informationen sehen
• Geben Sie dem KAM (Key Account Manager) vollständige Informationen – jedoch nur über die Kunden, für die er zuständig ist
• Wenn Kommunikation zu einem Projekt gehört, ordnen Sie die Nachrichten dem Projekt zu, sodass sie nur für Projektmitglieder sichtbar sind
• Durch Markierung einer Nachricht als privat kann sie nur vom Empfänger gelesen werden, andere sehen lediglich, dass eine Nachricht eingegangen ist

Geschäftliche Klassifizierung von Kontakten

Im Marketing werden häufig die Begriffe Lead, Prospect und Customer verwendet. Schauen wir uns ihre Bedeutung und auch einige Schwächen dieser Begriffe an.

Diese Bezeichnungen entstanden, um Kontaktgruppen danach zu unterscheiden, wie sie im Marketingprozess bearbeitet werden. Man kann sie als Typen und Untertypen potenzieller Kunden betrachten.

Es ist jedoch wichtig zu erwähnen, dass Kontaktgruppen nicht geeignet sind, um Leads, Prospects oder ähnliche Marketingtypen zu klassifizieren. Dafür eignen sich Statuskennzeichen (Geschäftsstatus) aus einem Klassifikationsverzeichnis besser.

Lead

Ein Lead ist ein Kontakt zu einer Person, die sich bereits für Produkte interessiert. Der Begriff „Interesse“ ist jedoch sehr breit und umfasst häufig auch Menschen, die neugierig sind, aber noch nicht ernsthaft über einen Kauf nachdenken.

Deshalb wird diese Kategorie häufig weiter unterteilt:

• Cold – eine Person mit minimalem Interesse, z. B. jemand, der einmal die Website besucht hat
• Warm – jemand, der wiederholt Interesse gezeigt oder weitere Informationen gesucht hat, z. B. technische Dokumentation gelesen oder einen Rechner benutzt hat
• Hot – jemand, der aktiv kommuniziert, etwa telefonisch Informationen anfordert oder einem Meeting zustimmt

Historisch bedeutet der Begriff „Lead“, dass jemand bereits zum Interesse an einem Unternehmen oder Produkt geführt wurde.

Prospect

Ein Prospect ist ein Kontakt zu jemandem, der bereits aktiv an einem Geschäft interessiert ist. Typischerweise fragt er nach Preislisten, Geschäftsbedingungen oder vereinbart ein Meeting zur möglichen Zusammenarbeit.

Auch Prospects werden häufig weiter klassifiziert. Die Kategorien hängen stark vom Verkaufsprozess und den angebotenen Produkten oder Dienstleistungen ab. Beispiele:

• Bargain Hunter – wartet auf das günstigste Angebot und konzentriert sich hauptsächlich auf Einsparungen
• Staller – zögert aus Angst, eine falsche Entscheidung zu treffen
• Value Buyer – sucht das beste Verhältnis zwischen Preis und Leistung und reagiert oft gut auf Zusatzleistungen
• Sitting Duck – beginnt die Kommunikation, weil er ein Problem lösen möchte und offen für Zusammenarbeit ist

Dead Contact

Ein Dead Contact ist ein Kontakt, mit dem bereits kommuniziert wurde oder der früher ein Lead war, bei dem aber klar ist, dass kein echtes Interesse besteht.

Beispielsweise ein Vertreter eines sehr kleinen Unternehmens, der Dienstleistungen anfragt, die für kleine Unternehmen nicht geeignet sind.

Dieser Typ taucht in vielen Vertriebsbüchern kaum auf, obwohl erfahrene Verkäufer wissen, dass viele Kontakte letztlich hier enden.

Warum Kundengruppen nicht für Marketingtypen verwendet werden sollten

• Änderungen zwischen diesen Typen beeinflussen meist keine internen Verantwortlichkeiten
• Statusänderungen können sehr häufig auftreten – manchmal reicht ein einziges Telefonat, um einen Interessenten in einen Dead Contact zu verwandeln