E-Mail-Nachrichten

E-Mail-Nachrichten bleiben immer noch eine der häufigsten Arten der Kommunikation

E-Mail-Nachrichten verlassen/kommen immer über ein Gateway, das das System mit dem E-Mail-Server verbindet. Entweder hat Ihr Unternehmen einen eigenen E-Mail-Server, oder Sie können E-Mails mit AyMINE zur Verfügung gestellt.

Die Verbindung zum E-Mail-Server wird eingerichtet über das IMAP-Gateway.

Verbindungsmethode

Adresse nach Prozesstyp

Eine übliche Verbindung ist die Verwendung eines Gateways mit einer Verbindung zu einem bestimmten Prozess, typischerweise:
Helpdesk@vasefirma.cz

• business@vasefirma.ce
  press@vasefirma.cz

Nachrichten, die mit einem Prozess verknüpft sind, werden automatisch an die für die Verarbeitung verantwortlichen Personen weitergeleitet.

Private Adresse

Sie können das System mit einem bestimmten Ordner Ihrer eigenen E-Mail verknüpfen. E-Mails, die Sie verschieben, um diesen Ordner werden dann automatisch gespeichert. Das macht es Ihnen leicht, Nachrichten, die in Ihrer E-Mail ankommen, an andere Personen zur Bearbeitung weiterzugeben.

Der Vorteil dieser Einstellung ist, dass:

• Sie müssen keine Nachrichten weiterleiten – es besteht also keine Verwirrung darüber, ob Sie geantwortet haben oder nicht.
• Nachrichten bleiben in Ihrer Mailbox – nachdem sie heruntergeladen wurden, verschiebt das System sie in den Ordner der verarbeiteten Nachrichten, löscht sie aber nicht
• Sie können ihre Verarbeitung an jeden weiterleiten und sie werden aus Ihrer eigenen E-Mail oder aus der E-Mail, die Sie für den Prozess wählen reagieren
• Nirgendwo können Sie E-Mails aus Ihrem Posteingang zugreifen, außer dem, den Sie eingerichtet haben. Sie können so einfach und schnell Nachrichten für die Verarbeitung weiterleiten und Sie müssen nicht den Zugriff auf alle E-Mails mit jemandem teilen (z.B. einer Sekretärin).

Warum die Archivkommunikation in AyMINE

Das Nachrichtenarchiv von AyMINE wird von den Arbeitern gesehen, die es brauchen. Sie erhalten archivierte E-Mails, egal zu wem sie gekommen sind.

Die gemeinsame Bearbeitung und Archivierung von E-Mails bringt erhebliche Einsparungen:

• Sie müssen keine Nachrichten an andere zur Bestätigung oder Speicherung weiterleiten, weil sie diese erhalten, wenn sie sie benötigen
• Sie können Nachrichten klar nach ihrer Bedeutung trennen, indem Sie sie in Geschäftsfälle oder relevante Prozesse einbeziehen
• Sie sparen eine Menge Festplattenspeicher durch die Archivierung von Nachrichten und Anhängen eine und nicht in vielen Kopien in den E-Mail-Posteingängen von jedem, der die Nachricht erhalten hat

Denken Sie daran, dass E-Mail nicht sicher ist

Sie sollten keine geschäftlichen oder anderweitig sensiblen Nachrichten und Dokumente per E-Mail senden. Wenn Sie mit Geschäftspartnern kommunizieren, z.B. externen Mitarbeitern, Laboratorien, etc., sollten Sie alle Unterlagen nur über sichere Kanäle austauschen.

Für eine sichere Kommunikation empfehlen wir ein sicheres Gateway..