Informationsmanagement

Das effektive Teilen und Schützen von Informationen ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskultur. Die Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz für das Informationsmanagement schaffen völlig neue Anforderungen.

• Wozu Informationsmanagement dient
  • Arten von Datensätzen zur Dokumentation
  • Bedeutung des Managements im Zeitalter der künstlichen Intelligenz
• Wie man Informationen sicher schützt
  • Schutzstufen
• Funktionen für das Arbeiten mit Informationen
  • Diskussionen und Beiträge
  • Verlaufsverfolgung
  • Veröffentlichung von Informationen auf dem Schwarzem Brett
  • Automatische Übersetzungen
  • Dokument und Anhänge
• Struktur von Informationen
  • Hierarchie
  • Dokumentationspakete
• Informationsformate

Wozu Informationsmanagement dient

Informationsmanagement ermöglicht Ihnen die Erstellung strukturierter Notizen und Dokumentationen. Die Anwendung ist breit gefächert und vielfältig:

• Interne Support-Teams: Wissensdatenbank, Empfehlungen und Anleitungen zur Lösung verschiedener Aufgabenarten
• Projekt- und Wissenschaftsteams: Erkenntnisse, Notizen, offene Themen
• Entwicklungsteams: Dokumentation des entwickelten Produkts oder Erzeugnisses

Arten von Datensätzen zur Dokumentation

Ein Informationsdatensatz ist ein allgemeiner Datensatz, aber zur besseren Orientierung und zum Schutz von Informationen ist es nützlich, auch andere Datensatzarten zu verwenden:

• Geheimnis für die sicherere Speicherung von Passwörtern und Zugangsdaten
• Protokoll zur Dokumentation des Ablaufs einer Aktivität (z. B. Test, Experiment, Prüfung usw.)
• Arbeitsablauf für einen Arbeitsablauf

Bedeutung des Managements im Zeitalter der künstlichen Intelligenz

KI hilft dabei, wertvolle Informationen in allgemein zugänglichen Daten schnell zu finden. Wenn Sie KI mit Ihrer eigenen Wissensdatenbank verbinden (von AyMINE unterstützt), können Sie deren Möglichkeiten auch mit Ihren eigenen Informationen nutzen. (Eine Anbindung macht Sinn, wenn so viele Informationen vorhanden sind, dass eine Volltextsuche nicht mehr ausreicht.)

KI wird das interne Informationsmanagement nicht ersetzen. Im Gegenteil: Empfohlene Abläufe, sensible Informationen und Forschungsergebnisse müssen Sie schützen, und KI wird Ihnen wirklich wertvolle Informationen weder ersetzen noch liefern.

Wie man Informationen sicher schützt

Für viele Teams stellen Informationen den wertvollsten Wert dar. Daher muss dem Schutz eine ihrer Bedeutung entsprechende Aufmherksamkeit gewidmet werden.

Schutzstufen

Das System unterstützt mehrere Stufen des Informationsschutzes:

• Zugriffsrechte: Jede Information gehört zu einem Bereich. Zugriffsrechte auf Bereiche werden auf der Grundlage von Benutzergruppen festgelegt. Eine Gruppe kann vom Bereichseigentümer kontrolliert oder verwaltet werden.
• Paketschutz: In ein Paket eingefügte Informationen können gemäß den vom Paket festgelegten Rechten geschützt und zugänglich gemacht werden. Typischerweise schränkt ein Paket das Bearbeitungsrecht ein, nicht das Leserecht.
• Diskussionsschutz: Diskussionsbeiträge zu einer Information sind generell für jeden zugänglich, der Zugriff auf die Information hat, aber der Autor kann die Zugänglichkeit des Beitrags weiter einschränken (nur für sich selbst oder nur für eine ausgewählte Gruppe von Personen).
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Sensible Informationen können in Datentresoren abgelegt werden. Der Tresor sorgt für deren sichere Verschlüsselung und Verfügbarkeit nur für Benutzer, die Zugriff auf den Tresor haben.

Funktionen für das Arbeiten mit Informationen

Diskussionen und Beiträge

Zu jeder Information können Personen eine Diskussion führen und Anmerkungen hinzufügen.

Die Diskussion wird unabhängig von der Information geführt und greift nicht in die Information selbst ein. Auch Personen, die kein Bearbeitungsrecht für die Information haben, können mitdiskutieren. (Das Recht, an Diskussionen teilzunehmen, kann sowohl global als auch auf Ebene einzelner Bereiche eingeschränkt werden).

Verlaufsverfolgung

Wenn Sie bei einer Information die Option aktivieren, dass Änderungen aufbewahrt werden sollen (wird in den Eigenschaften eingestellt), wird bei jedem Speichern eine Kopie des Informationsinhalts erstellt. So können Sie anschließend Änderungen verfolgen oder zu einer vorherigen Information zurückkehren.

Der Änderungsverlauf wird nur für ca. ein halbes Jahr aufbewahrt. Er ist kein Ersatz für eine Versionierung. Wenn Sie eine neue Version erstellen und sowohl die alte als auch die neue Version langfristig aufbewahren möchten, nutzen Sie die Funktion Neue Version erstellen.

Veröffentlichung von Informationen auf dem Schwarzem Brett

Informationen können auf öffentlichen Schwarzen Brettern veröffentlicht werden, die entweder im Intranet oder auch auf einem öffentlichen Portal verfügbar sind. So können Sie Informationen auch mit Personen teilen, die komplett außerhalb Ihres Teams stehen oder das System nicht nutzen.

Automatische Übersetzungen

Sie können Informationen in verschiedenen Sprachversionen verwalten sowie eine automatische Übersetzung anfordern.

Übersetzungen werden zusammen gespeichert, sodass Sie die Information in Übersichten nur einmal sehen. Je nach Einstellung wird den Benutzern direkt die Übersetzung angezeigt.

Dokument und Anhänge

An eine Information können (wie an viele andere Objekte auch) Dateien angehängt werden. Dies gilt, wenn Sie ein Dokument in AyMINE speichern möchten. Mehr über Dateien erfahren Sie hier.

AyMINE dient als DMS zur Dateiverwaltung; es wird empfohlen, Dateien an Informationen anzuhängen, die Sie nach deren Fertigstellung teilen und archivieren möchten.

Struktur von Informationen

Hierarchie

Alle Informationsarten unterstützen eine hierarchische Struktur. Natürlich nicht nur innerhalb eines Dokuments, sondern auch direkt in der Struktur der Datensätze.

Die Hierarchie ermöglicht die Strukturierung in Abschnitte und verbessert so die Orientierung.

Dokumentationspakete

Sie können Dokumentationen nach Themen in Paketen zusammenstellen. Eine einzelne Information kann sich somit in verschiedenen Paketen befinden. Pakete erstellen eine themenorientierte Dokumentationsstruktur.

Informationsformate

Für Informationen können mehrere verschiedene Formate genutzt werden:

• Markdown ist das Standardformat; es erlaubt das Arbeiten mit Stilen und Bildern sowie das Einfügen speziell formatierter Blöcke. Bei der Anzeige werden Kapitel automatisch nummeriert.
• HTML + TeX eignet sich für Fälle, in denen Sie mathematische Notation oder komplexere Formatierungen benötigen.
• Dateien, die an Informationen angehängt sind, erlauben jedes beliebige Dateiformat. Die Verwendung von PDF wird empfohlen.