Hauptzweck des Archivs ist die sichere Aufbewahrung des Vertrags und seiner Entstehungsgeschichte.
Das Archiv unterstützt neben den Aufzeichnungen selbst auch die Dokumentation des Vertragsabschlusses:

Wann und wer verhandelte den Vertrag – Sitzungen und ihre Aufzeichnungen
Wo über den Vertrag abgestimmt wurde, einschließlich Informationen über das Abstimmungsergebnis
Die Dokumentation des Auftrags selbst
Die Belege, die zur Entscheidung über den Vertrag herangezogen wurden.

Alle Belege und Unterlagen bilden die Grundlage dafür, dass die Geschäftsführung bei Vertragsschluss nachweisen kann, dass sie mit der Sorgfalt eines guten Hausherrn gehandelt hat. Sie sind eine wichtige Grundlage, auch wenn es Probleme mit der Erfüllung des Vertrages gibt, und es ist notwendig, sich auf die Unterlagen für alle Rechtsakte zu verlassen.

Nachweis der Fürsorge eines guten Hausherrn

Das Archiv unterstützt Dokumentation, die konsultiert oder genehmigt den Vertrag. Kommentare, Vorbehalte und Lösungen können dem Vertrag auferlegt werden. So kann im Nachhinein nachgewiesen werden, dass die Geschäftsleitung, das Vorstandsmitglied oder ein anderer verantwortlicher Mitarbeiter die Interessen des Unternehmens angemessen wahrte, Gutachten erstellt hatte, den Vertrag von Experten beurteilte und in der Regel alles tat, um sicherzustellen, dass der Auftrag im Interesse des Unternehmens lag.

Alle Informationen können aus dem Register generiert und als Beweismittel eingereicht werden. Die Sicherheitsmechanismen des Systems verhindern eine Vorzeitung, so dass das Archiv einen genauen Überblick darüber gibt, wie der Vertrag tatsächlich abgeschlossen wurde.

Archiv aus Sicht der Firmeninhaber

Für die Eigentümer des Unternehmens, einschließlich der Aktionäre, ist ein qualitativ hochwertiges Vertragsarchiv die Gewissheit, dass die Prozesse im Unternehmen kontrolliert werden. Das Register schafft dank der Überprüfung und Dokumentationsfähigkeit aller Rechtsakte die notwendige Informationsgrundlage für das Vertrauen, dass die Verhandlungen tatsächlich stattgefunden haben, wie die Manager erklären. Die Unmöglichkeit, etwas nachträglich zu ändern, führt zu Fleiß und verhindert unehrliches Verhalten.

Operative Aufzeichnungen von Verträgen

Operative Aufzeichnungen werden verwendet, um den Überblick über Geschäftsaktivitäten zu halten. Verträge unterstützen die Verknüpfung zu einzelnen Aufträgen, Projekten oder Verträgen. Sie stehen also immer zur Verfügung, wenn geklärt wird, wie die Beziehungen und Lieferungen geregelt wurden.