Aufzeichnungen sind Dokumente für Audits sowie für die interne Dokumentation von Aktivitäten. Aufzeichnungen werden automatisch erstellt, Sie können sie aber auch selbst erstellen. Aufgrund ihrer Bedeutung für die Dokumentation des Kurses ist es nicht möglich, Datensätze zu löschen.

Welche Datensätze werden für

Aufzeichnungen können für Datensätze erstellt werden, die gerade bearbeitet werden. Neben Aufgaben gibt es Anforderungen (Nachweis ihrer Verarbeitung), Projekte (die "Tagesprotokoll" von beiden Methoden und Vorschriften erforderlich), sowie andere Datensätze.

Wenn Datensätze erstellt werden

Aufzeichnungen werden erstellt, wenn der Zustand eines Objekts geändert wird, eine Entscheidung darüber getroffen wird oder eine andere wichtige Änderung.

Remember:

Wenn ein wichtiges Ereignis auftritt, das sich nicht in den Änderungen in AyMINE widerspiegelt, ist es wichtig, dass Sie es in einem neuen Datensatz vermerken. Dies wird es in Ihrem Journal für spätere Erinnerungen erhalten.
Ihre interne Methodik legt wahrscheinlich fest, welche Ereignisse aufgezeichnet werden sollen. Vergessen Sie nicht, die Methodik zu lesen; AyMINE kann nicht alle Ereignisse automatisch aufzeichnen!

Wie man Einträge editiert

Datensätze, die automatisch erstellt wurden, können nicht bearbeitet werden.
Aufzeichnungen, die Sie erstellt haben, können nur ca. 1h nach der Erstellung bearbeitet werden. Sie brauchen also keine Angst zu haben, zum Beispiel, eine laufende Arbeit zu speichern. Beachten Sie aber z.B., dass Sie den Datensatz am nächsten Tag nicht bearbeiten werden.

Aufzeichnungen haben ein Datum, auf das sich das Ereignis bezieht. Sie können das Datum, an dem Sie einen Datensatz erstellen, auf das Datum einstellen, auf das sich das Ereignis bezieht. Zum Beispiel können Sie Ereignisse am nächsten Tag oder später aufzeichnen. (Zusätzlich zu diesem Datum wird auch das Erstellungsdatum des Datensatzes in der Datenbank gespeichert. Sie können dieses Datum nicht für ein beliebiges Objekt oder Datensätze bearbeiten.)

Was macht man mit einem schlechten Datensatz?

Sie können einen Datensatz reparieren, kurz nachdem er erstellt wurde. Sie können später seine Korrektur in Form eines weiteren Datensatzes aufzeichnen. (Rechnungsdaten haben dieselbe Logik.)

Aufzeichnungen vs. Protokolle

AyMINE ermöglicht die Erstellung von Protokollen – formalisierte Dokumentation des Verlaufs von Aktivitäten. Mehr über logs steht hier. Protokolle werden automatisch und manuell erstellt; automatische Protokolle werden als Aktivitätsaufzeichnungen erstellt – ein automatisch erstellter Datensatz, der Details zur Verarbeitung enthält, die als Protokoll dienen sollen.

Aufzeichnungen dienen als Arbeitsbericht

Sie können die Zeit ausfüllen, die Sie gleichzeitig mit dem Aktivitätsprotokoll verbracht haben – das Protokoll wird gleichzeitig zu einem Arbeitsbericht. Arbeitsberichte sind hier genauer beschrieben.