AyMINE macht eine Menge von Aufzeichnungen selbständig und es gibt keine Notwendigkeit, sie manuell zu erstellen. Jede Aufgabe, Entscheidung automatisch erstellt einen Datensatz, der gespeichert und nicht geändert werden kann; die Sitzung wird in ein Protokoll der Sitzung selbst gemacht, aber es gibt auch Aufzeichnungen, die wieder beweisen, dass das Ereignis stattgefunden hat.

Aufzeichnungen über Aktivitäten, die außerhalb der AyMINE-Umgebung stattfanden, typischerweise in der Werkstatt selbst, beim Kunden. Datensätze sind notwendig, wenn Sie die Unterschrift der anderen Partei benötigen – ob Papier (dann müssen Sie das unterzeichnete Dokument zu verbergen) oder elektronische – dann ist die signierte PDF versteckt.

Protokolle

Protokolle dokumentieren den Ablauf einer Aktion, typischerweise Audit oder Test, aber sie können sich auch auf andere Aktivitäten beziehen. In Protokollen müssen Sie den Verlauf oder das Ergebnis und die Ergebnisse aufzeichnen. Das Protokoll wird dann mit dem Objekt gespeichert, das Gegenstand der Aktion war – in der Projektdokumentation, mit dem Produkt, das getestet wurde, bevor es weitergegeben wurde, usw. Das spezifische Objekt kann nicht existieren, z.B. für interne Audits nach der ISO-Norm ist das zu prüfende Thema Prozesse, Dokumente, Archive usw. Solche Protokolle werden von der Abteilung gespeichert, die für die Kontrollen verantwortlich ist, typischerweise werden sie nach Jahren sortiert. Sie können sie einfach nach Thema, Jahr oder Autor sortieren, so dass Sie sich keine weitere Sortierung erstellen müssen.

Sie fragen

Kann ich mich darauf verlassen, dass die Datensätze nicht verloren gehen?

Aufzeichnungen können nur 3 Tage nach der Erzeugung gelöscht werden, ältere Aufzeichnungen können nicht gelöscht werden.

Kann ich als Auditor darauf vertrauen, dass die Aufzeichnungen wahr und nicht vordatiert sind?

Aufzeichnungen können von Personen bis zu einer Woche nach der Erstellung bearbeitet werden. Es ist ihnen möglich, einen Datensatz noch mehr in der Vergangenheit zu erstellen, aber das Datum, an dem er erstellt wurde, kann in der Geschichte (Menü im Datensatzdetail) gefunden werden. Das Erstellungsdatum kann der Benutzer nicht ändern.

Da Datensätze nur eine Woche zurück bearbeitet werden können, ist es nicht einmal möglich, einen älteren Datensatz zu verwenden und ihn zu wiederholen, um einen anderen Datensatz alt aussehen zu lassen. Zusätzlich wird nach jeder Aktualisierung ein Datensatz in der Historie gespeichert, in der die Änderung vorgenommen wurde.

Warum ist es möglich, eine Woche nach der Erstellung zu editieren?

Aufzeichnungen, die Menschen manuell erstellen, werden oft überarbeitet oder es arbeiten mehr Leute daran. Sie dienen nicht als Nachweis, wann genau eine Aktion stattgefunden hat, zu welchem Zweck die automatisch generierten Datensätze verwendet werden. Wenn das System keinen Platz für die Bearbeitung bieten würde, wäre es sehr schwierig, damit zu arbeiten.

Gibt es da keinen Ausweg?

Nein, das wollen wir nicht. Technisch könnte ein Programmierer oder ein IT-Experte einige Dinge ändern, aber es könnte immer noch festgestellt werden, dass die Aufzeichnungen manipuliert wurden.

Was ist der Unterschied zwischen automatisch vom System erzeugten Datensätzen und Datensätzen von Benutzern

Es gibt einige Unterschiede, abhängig von der Sicht, die wir beurteilen:

Erstellung Automatische Aufzeichnungen müssen nicht bedacht werden; sie entstehen einfach selbst als Reaktion auf ein Ereignis
Process Wichtig ist, wie wir Datensätze aus verfahrenstechnischer Sicht als Dokumente betrachten. Indem sie sich selbst erzeugen, erzeugen automatische Datensätze eine andere Art von Dokument – sie entsprechen der Zeit, aber es ist nicht ungewöhnlich, dass Dinge dem System hinzugefügt werden, so dass Zeit auch nicht der Realität entspricht. Aus der Sicht des Prozesses der Überprüfung der Wahrhaftigkeit einer Aufzeichnung sollten daher beide Arten von Aufzeichnungen mit dem Bewusstsein betrachtet werden, wo ihre Stärken und Schwächen liegen.
Ort im System Automatische Datensätze befinden sich im Objektdetail auf der Registerkarte Aktivitäten, während manuell generierte Datensätze im Projekt- oder Bereichsdatenordner liegen. Sie sind auch unter den Aktivitäten angezeigt.

Automatisieren der Protokollerstellung

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