E-Mail-Nachrichten verlassen/kommen immer über ein Gateway, das das System mit dem E-Mail-Server verbindet. Entweder hat Ihr Unternehmen einen eigenen E-Mail-Server, oder Sie können E-Mails mit AyMINE zur Verfügung gestellt.

Die Verbindung zum E-Mail-Server wird eingerichtet über das IMAP-Gateway.

Verbindungsmethode

Adresse nach Prozesstyp

Eine übliche Verbindung ist die Verwendung eines Gateways mit einer Verbindung zu einem bestimmten Prozess, typischerweise:
Helpdesk@vasefirma.cz

business@vasefirma.ce
press@vasefirma.cz

Nachrichten, die mit einem Prozess verknüpft sind, werden automatisch an die für die Verarbeitung verantwortlichen Personen weitergeleitet.

Private Adresse

Sie können das System mit einem bestimmten Ordner Ihrer eigenen E-Mail verknüpfen. E-Mails, die Sie verschieben, um diesen Ordner werden dann automatisch gespeichert. Das macht es Ihnen leicht, Nachrichten, die in Ihrer E-Mail ankommen, an andere Personen zur Bearbeitung weiterzugeben.

Der Vorteil dieser Einstellung ist, dass:

Sie müssen keine Nachrichten weiterleiten – es besteht also keine Verwirrung darüber, ob Sie geantwortet haben oder nicht.
Nachrichten bleiben in Ihrer Mailbox – nachdem sie heruntergeladen wurden, verschiebt das System sie in den Ordner der verarbeiteten Nachrichten, löscht sie aber nicht
Sie können ihre Verarbeitung an jeden weiterleiten und sie werden aus Ihrer eigenen E-Mail oder aus der E-Mail, die Sie für den Prozess wählen reagieren
Nirgendwo können Sie E-Mails aus Ihrem Posteingang zugreifen, außer dem, den Sie eingerichtet haben. Sie können so einfach und schnell Nachrichten für die Verarbeitung weiterleiten und Sie müssen nicht den Zugriff auf alle E-Mails mit jemandem teilen (z.B. einer Sekretärin).

Warum die Archivkommunikation in AyMINE

Das Nachrichtenarchiv von AyMINE wird von den Arbeitern gesehen, die es brauchen. Sie erhalten archivierte E-Mails, egal zu wem sie gekommen sind.

Die gemeinsame Bearbeitung und Archivierung von E-Mails bringt erhebliche Einsparungen:

Sie müssen keine Nachrichten an andere zur Bestätigung oder Speicherung weiterleiten, weil sie diese erhalten, wenn sie sie benötigen
Sie können Nachrichten klar nach ihrer Bedeutung trennen, indem Sie sie in Geschäftsfälle oder relevante Prozesse einbeziehen
Sie sparen eine Menge Festplattenspeicher durch die Archivierung von Nachrichten und Anhängen eine und nicht in vielen Kopien in den E-Mail-Posteingängen von jedem, der die Nachricht erhalten hat

Denken Sie daran, dass E-Mail nicht sicher ist

Sie sollten keine geschäftlichen oder anderweitig sensiblen Nachrichten und Dokumente per E-Mail senden. Wenn Sie mit Geschäftspartnern kommunizieren, z.B. externen Mitarbeitern, Laboratorien, etc., sollten Sie alle Unterlagen nur über sichere Kanäle austauschen.

Für eine sichere Kommunikation empfehlen wir ein sicheres Gateway..