Qualitäts­management­system (QMS)

• Was ist ein Qualitätsmanagementsystem?
  • Automatisierung von Qualitätsmanagementprozessen
• Beispiele für Standards, die ein QMS abbildet
• Erstellung eines QMS und von Methodiken – Videoanleitung
  • Wie entstehen Methodiken und das QMS?
  • Eine fertige Methodik erwerben?
• Weitere Informationen zum QMS

Was ist ein Qualitätsmanagementsystem?

Ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) ist ein Instrument zur Standardisierung von Arbeitsweisen und zur gezielten Führung von Mitarbeitenden hin zu bewährten, erprobten Verfahren und Werkzeugen.

Ein QMS definiert neben der Standardisierung auch eine Reihe verbindlicher Prozesse, darunter insbesondere die Verpflichtung zur Überwachung und Bewertung der Qualität. Nahezu alle Qualitätsnormen setzen voraus, dass Unternehmen über ein System zur Aufgabensteuerung und zur Nachverfolgung von Tätigkeiten verfügen. Genau an dieser Stelle vereinfacht AyMINE Ihre Arbeit ganz wesentlich.

Automatisierung von Qualitätsmanagementprozessen

Die Automatisierung aller Prozesse verfolgt ein gemeinsames Ziel: möglichst viele Tätigkeiten automatisch auszuführen und die verbleibenden so zu organisieren, dass sie reibungslos ablaufen und einen minimalen Aufwand erfordern.Die Automatisierung in AyMINE sammelt alle erforderlichen Nachweise, überwacht Termine und Fristen sowie weitere Anforderungen. Sie stellt die Aufgabensteuerung sicher und gewährleistet deren vollständige Übereinstimmung mit den definierten Arbeitsanweisungen.AyMINE führt Aufgabenmanagement und QMS-Verwaltung zusammen, da Aufgaben in AyMINE unmittelbar aus der QMS-Dokumentation abgeleitet werden.

Die folgende Abbildung zeigt, welche Elemente zum Qualitätsmanagement gehören (per Klick gelangen Sie auf eine Seite mit einer detaillierten Beschreibung der einzelnen Bestandteile):

Die Methodik ist dabei kein einzelnes Dokument, sondern ein strukturierter Satz von Objekten, von denen eines beispielsweise eine Richtlinie ist.

Beispiele für Standards, die ein QMS abbildet

Ein QMS implementiert in der Regel ausgewählte Normen und Standards, die für das jeweilige Unternehmen relevant sind.

• Qualitäts­management­system nach ISO 9001 – ohne diese Norm oder eine ihrer Varianten kommt kein QMS aus
• Projektmethodik nach ISO 26262 / Automotive SPICE; häufig werden auch PMBOK oder PRINCE2 eingesetzt, die zwar keine ISO-Normen sind, jedoch einen vergleichbaren Zweck erfüllen
• IT-Management-System gemäß ITIL

Normen definieren den prozessualen Rahmen, der wesentliche Teil eines QMS besteht jedoch aus qualitativ hochwertigen methodischen Vorgehensweisen. Diese werden von den jeweiligen Prozesseignern – meist Führungskräften – erstellt. Beispiele für solche methodischen Vorgehensweisen sind:

• Bearbeitung ungewöhnlicher buchhalterischer Vorgänge (z. B. Anzahlungen)
• Bearbeitung von Helpdesk-Anfragen – Helpdesk-Methodik (korrekte Reaktion auf Anforderungen von Mitarbeitenden sowie auf erkannte oder gemeldete Störungen)
• Verfahren zur Bearbeitung von Reklamationen (standardisierte Lösungswege für typische Kundenprobleme)

Die Gesamtheit aus Verpflichtungen, Richtlinien und weiteren Bestandteilen bildet eine Methodik. Aus praktischen Gründen werden Methodiken nach ihrem Verwendungszweck gegliedert, zum Beispiel:

• Projektmanagement-Methodik
• Helpdesk-Methodik
• Methodik der Verwaltungsabteilung

Für jede Methodik ist die Leitung der betreffenden Division bzw. Abteilung verantwortlich. Das QMS bildet die übergeordnete Klammer für alle Methodiken.

Erstellung eines QMS und von Methodiken – Videoanleitung

Eine Schulung zur Erstellung von Methodiken ist als Video verfügbar. Sie können das vollständige Video hier ansehen. Das AyMINE-System wird kontinuierlich weiterentwickelt, daher entspricht das Video nicht in allen Details dem aktuellen Stand, vermittelt jedoch die grundlegenden Prinzipien zuverlässig.

Wie entstehen Methodiken und das QMS?

Jede Methodik kann alle erforderlichen Arten von Aufzeichnungen enthalten. In der Arbeitsumgebung der Methodik befinden sich die in Bearbeitung befindlichen Aufzeichnungen; die vollständige Methodik umfasst jedoch alle Elemente von Richtlinien bis hin zu Arbeitsanweisungen.Die Arbeit an einer Methodik ergibt sich typischerweise entweder aus einer Verpflichtung (externe Normen) oder aus einem konkreten Bedarf (zu lösende Aufgaben).

Wenn Sie von einer Verpflichtung ausgehen, beginnen Sie mit einer Richtlinie, die die Anforderung auf Ihre spezifischen Bedingungen anwendet, und arbeiten sich weiter zu Vorlagen, Arbeitsanweisungen und Empfehlungen vor.Wenn Sie von einem Bedarf ausgehen, ist der erste Schritt eine Arbeitsanweisung, die die Lösung des Bedarfs beschreibt. Entweder existiert bereits eine Richtlinie, an der sich die Arbeitsanweisung orientiert, oder Sie sammeln die Vorgehensweisen und fassen allgemeine Grundsätze anschließend in einer Richtlinie zusammen.

Beispiel einer ISO-26262-Methodik

Die folgende Abbildung zeigt eine Vorschau auf eine in Bearbeitung befindliche Projektmethodik nach ISO 26262:

Eine fertige Methodik erwerben?

Eine Methodik kann auch von einem externen Anbieter erworben werden. In diesem Fall erstellen Sie die Methodik nicht selbst, sondern nutzen sie lediglich. Auch dann sollten Sie jedoch sorgfältig prüfen, in welchen Bereichen sie Ihren Anforderungen entspricht und wo Anpassungen erforderlich sind.Zertifizierte Normen und Standards (z. B. ISO 9001, teilweise ITIL) sind so konzipiert, dass sie Anforderungen definieren, jedoch keine konkreten Vorgehensweisen vorschreiben. Kommerzielle Methodiken hingegen definieren häufig auch detaillierte Verfahren. Daher ist mit ihnen anders umzugehen als mit rein normativen Methodiken, und sie sollten so angepasst werden, dass sie Ihre Arbeitsabläufe effektiv unterstützen.

In AyMINE stehen Methodiken für eine Vielzahl von Normen zur Verfügung. Es ist dabei stets vorgesehen, dass Sie diese anpassen – oder dass wir Sie bei der Anpassung an Ihre spezifischen Anforderungen unterstützen.

Weitere Informationen zum QMS

• Weitere Informationen zu Methodiken und ihrer Bedeutung für das Qualitätsmanagement finden Sie hier
• Aufzeichnungen, aus denen Qualitätsmanagementsysteme bestehen – Unternehmensmethodiken
• Schlüsselbegriffe unterstützen Sie bei der Automatisierung Ihrer Arbeit auf Basis der Methodik