Module

Das System unterstützt technisch das Löschen von Benutzerkonten, ist aber in vielen Fällen nicht möglich. Vor dem Löschen ist darauf zu achten, dass der Nutzer nicht für Projekte und Bereiche verantwortlich ist, da diese nicht ohne den Nutzer bleiben dürfen.

Beispiel: Warum Informationen über frühere Arbeiter wichtig sind

Dem Arbeiter wurde die Aufgabe übertragen, die Richtigkeit der Brückenlastberechnung zu überprüfen. Später hat er den Job verlassen, aber es bleibt notwendig, dass Ihr Unternehmen nicht nur nachvollziehen kann, wer die Rechnung gemacht hat, sondern auch, welche Qualifikationen und Zertifizierungen er hat.

Die Dokumentation der Bridge enthält Protokolle, die wahrscheinlich die Namen der Personen enthalten, die die Kontrollen durchgeführt haben. Im Falle einer Prüfung oder Probleme, aber ein Name ist nicht genug; es ist auch notwendig, die Prüfungen und Zertifikate, die seine Qualifikationen bestätigen, zu verfolgen. Sie können diese Jahre später benötigen.

Eine sogar noch kompliziertere Situation entsteht, wenn es sich herausstellt, dass der Arbeiter die Arbeit nicht richtig erledigt oder sogar betrogen hat. Sie müssen auch zurückverfolgen, welche Arbeitsplätze in seine Zuständigkeit fielen und überarbeitet werden müssen. Ohne ein Informationssystem und bewahrte Verknüpfungen zu Aufgaben wäre dies eine nahezu unmögliche Aufgabe, die viele Jahre der Rückschau durch die Projektarchive erfordert. Dank der Links im System, können Sie die notwendigen Informationen buchstäblich in wenigen Klicks.

Arbeitnehmer, die ihre Beschäftigung beendet haben und GDPR

Ein Arbeitnehmer, der ausgeschieden ist, kann nach den DS-GVO-Vorschriften vergessen werden. In der Praxis ist es nicht möglich, einen Mitarbeiter komplett zu vergessen, da sowohl rechtliche Gründe (z.B. Lohn- und Gehaltsabrechnungsunterlagen) als auch legitime Bedürfnisse des Unternehmens (z.B. das oben beschriebene Beispiel) die Aufbewahrung der Informationen erfordern. Dennoch ist das Unternehmen verpflichtet, dafür zu sorgen, dass der Nutzer in Vergessenheit gerät, wenn keine rechtlichen Gründe oder berechtigte Interessen geltend gemacht werden können.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer hat das Unternehmen verlassen und fordert, vergessen zu werden. Das Unternehmen muss sicherstellen, dass Informationen über ihn im Unternehmen über gesetzliche Verpflichtungen und berechtigte Interessen hinaus nicht verfügbar sind. Neben Personen, die Zugang zum HR-Archiv haben, sollten Informationen über vergangene Arbeitsverhältnisse nur dann an Personen weitergegeben werden, wenn dies notwendig ist - z.B. bei Audits und Arbeitsüberprüfungen, bei der Untersuchung von Problemen oder sogar bei Kriminalität.

In AyMINE haben vergessene Benutzerkonten einen Sonderstatus. Der Benutzername wird geändert und die wirkliche Identität kann nur auf eine Weise erhalten werden, die spezielle Berechtigungen erfordert. Dies ermöglicht es, herauszufinden, wer die Aufgabe, die Entscheidung oder eine andere Aktivität ausgeführt hat, aber Informationen werden nur von Arbeitnehmern erhalten, die einen Grund dafür haben.

Das Löschen von Accounts entfernt persönliche Informationen

Kontolöschung entfernt alle persönlichen Informationen, die der Benutzer im System erstellt hat:

Eigene Objekt Notizen
Persönliche Tags auf Objekte
Persönliche Taschen mit Gegenständen

Kontolöschung nicht entfernen persönliche Daten - Name und E-Mail.

Anonymisierung - vergessen

Die Anonymisierung ist ebenfalls möglich, um die Anforderungen der GDPR zu erfüllen. Die Anonymisierung ist nur für gelöschte Konten möglich.

Die Anonymisierung stellt sicher, dass Mitarbeiter, die mit dem System arbeiten, nicht in der Lage sein werden, zu erkennen, dass ein ehemaliger Benutzer, dessen Konto anonymisiert wurde, ein Konto im System hatte. Das Konto erhält einen anonymen Namen.

Um jedoch die gesetzliche Verpflichtung zu gewährleisten, speichert das anonymisierte Konto den tatsächlichen Namen des Arbeitnehmers in der Geschichte. Im Falle eines Antrags auf historische Identifizierung des Mitarbeiters kann diese Information zurückverfolgt werden. Gleichzeitig dürfen personenbezogene Daten des Mitarbeiters nie wieder massenhaft verarbeitet, automatisiert profiliert oder Nutzern zur Verfügung gestellt werden, außer für gezielte Recherchen spezifischer Daten aus forensischen Gründen.

Die Anonymisierung entfernt den Benutzernamen nicht aus historischen Aufzeichnungen, die in Tätigkeitsberichten angeben, wer die Operation durchgeführt hat. Dieser Datensatz, der der Unterschrift des Mitarbeiters auf einem internen Dokument entspricht, verstößt nicht gegen die DSGVO-Grundsätze. Sie kann nicht weiter bearbeitet werden.

Die Anonymisierung entspricht vollständig den Anforderungen der DS-GVO. Es muss nicht mit den internen Vorschriften der Organisation übereinstimmen und vor der Ausführung muss der Administrator überprüfen, dass es in Übereinstimmung mit den internen Methoden und Vorschriften durchgeführt wird.

Über Benutzerkonten und ihre Zustände