Persönlicher Ordner des Mitarbeiters

Jeder Mitarbeiter hat das gesetzliche Recht, seine persönliche Akte einzusehen.

Die digitale Komponente gibt dem Arbeiter Zugriff auf alle Daten – verbindlich und optional. Damit wird nicht nur die Pflicht des Unternehmens mühelos erfüllt, auch die einfache Steuerung hilft dabei, wichtige Daten aktuell zu halten.

• Was ein persönlicher Ordner einem Mitarbeiter bietet
  • Grunddaten des HR
  • Verantwortung der Unternehmen
  • Inanspruchnahme von Unternehmensleistungen
  • Leistungsübersicht
• Warum die Personalakte für das Unternehmen notwendig ist
• Zugriff auf die persönliche Datei
• Es ist nützlich zu wissen
  • Die persönliche Datei wird von einem Vorgesetzten gesehen
  • Persönlicher Ordner von Personal Agent gesehen
• Persönliche Datei und Gesetzgebung
  • Zwangsweise Beweismittel
  • Persönlicher Ordner und GDPR
  • GDPR und Mitarbeiterbewertung durch den Manager
• Personalakte der Mitarbeiter = Qualität der Arbeit Hintergrund

Was ein persönlicher Ordner einem Mitarbeiter bietet

Der Arbeitnehmer hat über eine persönliche Akte Zugang zu Informationen über seine Arbeitsverträge und die Erfüllung der grundlegenden Aufgaben:

Grunddaten des HR

• Arbeitsverträge
• Unterlagen für die Berechnung von Löhnen und Steuern
  Arbeitsberichte
• Arbeitszeit
• Vereinbarte persönliche Ziele
• Bewertungen der Verwaltungen

Alle Daten sind nur für eine Vorschau, der Mitarbeiter hat nicht das Recht, die Daten persönlich zu ändern, kann aber seinen Mitarbeiter um Korrektur bitten.

Verantwortung der Unternehmen

• Facility Management (z.B. Laptop)
• Verantwortung für Standorte (z.B. Verantwortung für Raum, Maschine, Gebäude)

Inanspruchnahme von Unternehmensleistungen

Wenn Sie betriebliche Leistungen erbringen, hat der Mitarbeiter in der Personalakte stets aktuelle Informationen darüber, welche betrieblichen Leistungen zur Verfügung stehen und ob sie in Anspruch genommen werden:

• Zuschuss zu essen (monatliches Mittagessen in der Kantine)
• Gezahlter Beitrag zur Rentenversicherung
• Unentschieden mit Sportcard
  Die Verfügbarkeit der Daten hängt von der Verfügbarkeit der Daten ab (z.B. durch Verbindung mit Daten des Kartenanbieters).

Leistungsübersicht

• Durchführung von Aufgaben für Bildung und langfristige Entwicklung (i.d.R. langfristige Aufgaben)
• Grundlegende Statistiken über die Anzahl der bearbeiteten Berichte Aufgaben
• Job reports - Der Mitarbeiter kann leicht überprüfen, wie er / sie mit den Arbeitsberichten und die Durchführung von Aufgaben tut.
  Je nach Unternehmensschwerpunkt können zusätzliche Statistiken hinzugefügt werden, z.B. Anzahl der bearbeiteten Angebote, bearbeitete Reklamationen etc.

Warum die Personalakte für das Unternehmen notwendig ist

Die persönliche Akte spart die Arbeit und das Unternehmen erheblich:

1. Die von der Personendatei zur Verfügung gestellten Daten müssen dem Arbeitnehmer nach Maßgabe der DSGVO zur Verfügung gestellt werden. Diese bereitzustellen stellt eine Verpflichtung dar, die die Personalabteilung ansonsten erbringen müsste
2. Für das Unternehmen ist es wichtig, dass die Personaldaten aktuell sind. Indem er sie dem Angestellten zur Verfügung stellt, kann er sie leicht überprüfen. Im Rahmen der Aufgabenautomatisierung ist es möglich, den Mitarbeiter regelmäßig automatisch einzugeben, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist.

Zugriff auf die persönliche Datei

Die persönliche Datei steht jedem Benutzer direkt vom Hauptschalter zur Verfügung. Im Menü auf dem Hauptschreibtisch, unter dem Namen des Mitarbeiters, gibt es die Option Persönlicher Ordner um ihn einzugeben.

Es ist nützlich zu wissen

Die persönliche Datei wird von einem Vorgesetzten gesehen

Der direkte Manager hat einen begrenzten Überblick über die Personalakten seiner Abteilung. Er sieht die Personaldaten nicht aus dem Inhalt der Akte (geschützt nach DSGVO-Vorschriften), er sieht die anderen Daten. Er hat die gleiche Kontrollmöglichkeit wie der Mitarbeiter selbst.

Durch Einsehen einer persönlichen Akte kann der Manager schnell herausfinden, wo ein Ersatz erbracht werden muss, z.B. bei Krankheit oder sonstigem Ausfall eines Mitarbeiters.

Persönlicher Ordner von Personal Agent gesehen

Der verantwortliche Mitarbeiter hat den gleichen Zugriff auf die Personalakte wie der Mitarbeiter. Die darin aufgeführten Daten werden verarbeitet und ihr Zugriff

Persönliche Datei und Gesetzgebung

Zwangsweise Beweismittel

Eine Reihe von Gesetzen erfordern Registrierung von Mitarbeiterdaten in der Gesetzgebung Arbeitsgesetzbuch, die öffentliche Krankenversicherung, Einkommensteuergesetz

Auch bei Dokumenten, die nicht vom Mitarbeiter zur Verfügung gestellt wurden - z.B. die vom Vollstrecker beantragte Vollstreckung - ist es ein Dokument, das dem Mitarbeiter zur Verfügung steht (zur Voransicht).

Persönlicher Ordner und GDPR

Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Daten von Arbeitnehmern zu verarbeiten, die für die Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich sind. Deshalb muss sie alle genannten Daten verwalten. (Und es gibt keinen Grund, das DOJ darüber zu informieren).

Die DSGVO gibt dem Arbeitnehmer das Recht (und dem Arbeitgeber die Pflicht):

• Einen Überblick über alle vom Arbeitgeber verarbeiteten personenbezogenen Daten haben
• Haben Sie die Möglichkeit, eine Änderung zu verlangen, wenn eine der Daten nicht wahr / gültig
• Um eine Erklärung anzufordern, warum die Daten verarbeitet werden
• Erforderliches Vergessen von persönlichen Daten, für die es keine gesetzliche Verpflichtung gibt

GDPR und Mitarbeiterbewertung durch den Manager

Die Vorschau im persönlichen Ordner kann auch eine Beurteilung durch den Manager enthalten. Prinzipiell sollten es Daten sein, die für den Arbeitnehmer wichtig sind und zur Verfügung stehen. Aus der Sicht der DS-GVO handelt es sich hierbei auch um personenbezogene Daten, auf deren Kenntnis der Arbeitnehmer ein Recht hat. Daher ist die Mitarbeiterbewertung auch auf dem persönlichen Portal verfügbar.

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