Die Zuweisung von Aufgaben ist für jedes Team eine selbstverständliche Tätigkeit. Gleichzeitig ist sie jedoch auch der erste und einer der wichtigsten Momente, in denen darüber entschieden wird, ob das Team die festgelegten Arbeitsabläufe einhält oder nicht.

Warum QMS und Aufgabenmanagement zusammengehören

Es besteht ein wesentlicher Unterschied zwischen der Zuweisung einer Aufgabe mit einer vagen Anweisung wie „mach es einfach irgendwie“ und einer Zuweisung, die alle erforderlichen Bestandteile enthält:

Verantwortlichkeiten gemäß der RACI-Matrix
Termine
Arbeitsablauf
Kontrollverfahren (Kontrollliste, Checkliste)
Eindeutiger Verweis darauf, womit gearbeitet werden soll (Dokumente, Produkte, Kunden usw.)

Die manuelle Zuweisung von Aufgaben mit allen dazugehörigen Bestandteilen ist nur dann sinnvoll, wenn jede Aufgabe einzigartig ist. Sobald sich Aufgaben jedoch wiederholen – und das ist bei der überwiegenden Mehrheit der Fall – sollte auch ihre Zuweisung automatisiert werden. Qualitätsmanagementsysteme (QMS) sollten in ihren Arbeitsabläufen alles enthalten, was zu einer ordnungsgemäßen Aufgabenstellung gehört. Daher ist die Integration von QMS und Aufgabenmanagement natürlich und sinnvoll.

Wie QMS und Aufgaben in der Praxis funktionieren

Wenn eine Führungskraft oder allgemein ein Aufgabensteller eine neue Aufgabe erstellt:

Das System bietet dokumentierte Verfahren an. Der Aufgabensteller wählt diejenigen aus, die sich auf den Bereich beziehen, in dem die Aufgabe erstellt wird.
Der Aufgabensteller wählt das dokumentierte Verfahren aus, das durchgeführt werden soll.
Auf Grundlage des ausgewählten Verfahrens erstellt das System eine neue Aufgabe aus dem Arbeitsablauf (Aufgabenvorlage).
Sind im System Rollen definiert (projektbezogene oder organisatorische), weist das System automatisch die entsprechenden Mitarbeiter der Aufgabe zu gemäß der RACI-Verantwortungsmatrix – z. B. Bearbeiter, Genehmiger usw.
Das Aufgabendetail wird zur Kontrolle und gegebenenfalls zur Ergänzung geöffnet.

Erfordert die Bearbeitung mehrere Aufgaben, kann die Führungskraft einen Prozess starten, der alle erforderlichen Aufgaben plant und deren schrittweise Abarbeitung steuert.

Die Nutzung von Aufgaben aus dem QMS unterscheidet sich geringfügig je nachdem, ob sie sich auf ein Projekt beziehen oder nicht. Der Unterschied besteht darin, dass ein Projekt über definierte Projektrollen verfügt, denen Mitarbeiter zugeordnet sind.

Zuweisung einer Aufgabe an ein Projektteammitglied

In Projekten entstehen Aufgaben in der Regel nicht automatisch, sondern werden vom Projektleiter im Rahmen der Planung und Arbeitszuweisung erstellt. Idealerweise basieren sie auf einem Projektvorlagenplan. Die einzelnen Schritte des Projektvorlagenplans stellen zugleich Arbeitsabläufe der Projektmethodik dar.

In Projektaufgaben sind für jede Aufgabe Projektverantwortlichkeiten definiert – eine RACI-Matrix der Projektrollen. Bei der Erstellung der Aufgabe werden Mitarbeiter entsprechend ihren Rollen zugewiesen. (Wenn mehrere Personen eine bestimmte Rolle innehaben, erhält der Teamleiter die Aufgabe und kann sie delegieren.)

Gibt es im Projekt keinen Mitarbeiter mit der erforderlichen Rolle, übernimmt der Projektleiter die Verantwortung für die Aufgabe. Sobald die Rolle mit dem richtigen Mitarbeiter besetzt ist, kann die Aufgabe auf ihn übertragen werden. Wir empfehlen jedoch, stets alle verpflichtenden Projektrollen vor der Planung gemäß dem Projektvorlagenplan zu besetzen.

Hinweis: In Projektteams wird die Einstellung einer verantwortlichen Rolle nicht verwendet.

Zuweisung einer Aufgabe im Rahmen der Unternehmensagenda

Eine Aufgabe kann automatisch auf Basis eines Ereignisses entstehen oder manuell von einem Mitarbeiter erstellt werden.
Wenn sie automatisch entsteht, muss festgelegt sein, wer sie zur Bearbeitung erhält. Daher wird der Aufgabe eine verantwortliche Rolle zugewiesen.

Wie die Aufgabenzuweisung abläuft

Ist der Rolle nur ein Mitarbeiter zugeordnet, wird die Aufgabe ihm zugewiesen.
Sind der Rolle mehrere Personen zugeordnet:
Hat die Rolle einen festgelegten Leiter, erhält dieser die Aufgabe.
Ist kein Leiter definiert, erhält die erste Person in der Gruppe die Aufgabe.

Aufgaben sind stets einem bestimmten Bereich zugeordnet. Mitarbeiter, die eine Aufgabe zur Bearbeitung erhalten, werden immer aus denjenigen ausgewählt, die in diesem Bereich aktiv tätig sind. Dieselbe Aufgabe kann daher in einem anderen Bereich einem anderen Mitarbeiter zugewiesen werden.

⚠️ Ist keine Rolle definiert oder keiner Person zugeordnet, kann das System die Aufgabe nicht starten. Bei einer manuell erstellten Aufgabe übernimmt der Mitarbeiter, der sie erstellt, direkt die Verantwortung.