Die Möglichkeit, mehrere Adressbücher zu verwenden, erlaubt es Ihnen beispielsweise, ein Geschäftskontaktadressbücher nur für die Geschäftsabteilung sichtbar zu machen und ein weiteres Geschäftskontaktadressbücher für ein bestimmtes Projekt zu erstellen.

Ein Adressbuch ist ein Geschäftsbereich und kann neben Kontakten auch Aufgaben enthalten. Damit können Sie die Aufgaben, die mit den Kontakten erledigt werden müssen, direkt im Adressbuch protokollieren (z.B. deren Reparaturen, neue Menüaufrufe, etc.).

Adressbuch ansehen

Adressbücher werden normalerweise nicht von einem Unternehmen verwaltet, so dass Sie typischerweise alle Adressbücher sehen werden, auf die Sie Zugriff haben.

Ein Flächenverwalter hat die Möglichkeit, alle Adressbücher anzuzeigen, nicht nur diejenigen, auf die er Zugriff hat. Dies gibt ihm die Möglichkeit, Benutzerberechtigungen zu überprüfen und zu aktualisieren. Es hat jedoch keinen Zugriff auf die Daten im Adressbuch – Einzelpersonen und Unternehmen.

Adressbuchverwaltung

Erschaffung

Verwenden Sie die Schaltfläche Neu, um ein neues Adressbuch anzulegen. Die erforderlichen Daten sind minimal – Name und kurze Beschreibung.

Kontakt Berechtigungseinstellungen

Ein wichtiger Teil beim Einrichten eines Adressbüchers ist es, die richtigen Berechtigungen zu setzen.

Nach jedem Adressbuch können Sie Ihre eigene Gruppe von Personen erstellen, die auf das Adressbuch zugreifen können. Es ist jedoch vorzuziehen, eine Gruppe für das Adressbuch zu definieren, in das Sie Rollen oder Abschnitte mit Zugriffsrechten legen.

Remember:

Wenn Sie einzelnen Personen Rechte zuweisen, müssen Sie diese auch entfernen. Menschen, die neu anfangen, erhalten nicht automatisch Zugangsrechte
Wenn Sie das Recht einer Abteilung oder Rolle direkt zuweisen, erhält jeder, der die Abteilung oder Rolle startet, automatisch Zugriffsrechte. Wenn sie die Abteilung verlassen, verlieren sie sie automatisch wieder. Das Einrichten von Rollen wird daher die Automatisierung viel einfacher.

Nur-Vorschau-Zugriff

Es ist normalerweise nicht ratsam, vielen Leuten das Recht zu geben, sich in Adressbücher einzumischen. In Adressbüchern können Sie daher einstellen, wer Lesezugriff auf das Adressbuch hat und wer die Kontakte ändern kann.

Für Arbeiter, Rollen oder Teams, die schreibgeschützten Zugriff haben sollen, geben Sie die Readers

Project Addressbuch

Oft ist es ratsam, ein Adressbuch der an einem Projekt beteiligten Personen zu erstellen. Sie erstellen ein Adressbuch für ein Projekt wie ein normales Adressbuch, richten es aber als Gruppe aktiver Benutzer ein, eine Gruppe, die für ein Projekt eingerichtet ist.

Wenn Sie eine Projektgruppe verwenden, erhält jedes Projektmitglied automatisch Zugang zu den notwendigen Kontakten. Mit dem Ende des Projekts oder seinem Ausscheiden aus dem Projektteam wird der Zugriff auf Kontakte automatisch entfernt. Somit entspricht die Weitergabe den GDPR-Anforderungen, dass Kontakte nur so lange bearbeitet und für Personen zugänglich sind, wie es für die Durchführung von Diensten – in diesem Fall eines Projekts – notwendig ist.

Warum nicht jedem Zugang gewähren

Obwohl es auf den ersten Blick praktisch ist, allen Arbeitnehmern Leseadressbücher zur Verfügung zu stellen, gibt es eine Reihe von Gründen, warum nicht:

Entgegen den Bestimmungen der DSGVO
Leute können versehentlich jemand schreiben oder anrufen, den sie ursprünglich nicht wollten.
Geschäftskontakte sind ein bedeutender Wert eines Unternehmens und Sie sollten sie vor Diebstahl schützen. Es sind nicht nur die Mitarbeiter selbst, sondern jemand anderes kann auf ihr Konto zugreifen.

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Adressbuch und Verwaltung

Adressbücher werden verwendet, um Geschäfts- und Personenkontakte zu speichern. Sie können beliebig viele Adressbücher auf Ihrem System anlegen und die Zugriffsrechte für jedes Adressbuch kontrollieren.