User Modules

Das Recht auf Einsichtnahme ist nicht nur wichtig, um Informationen zu schützen, sondern auch, um die Arbeit zu erleichtern. Wenn ein Benutzer nur das sieht, was er in einem System sehen muss, ist es viel einfacher zu navigieren, als wenn er Bereiche sieht, mit denen er nichts zu tun hat. Es ist daher ratsam, den Zugang nur dort zu gewähren, wo er wirklich benötigt wird.
Die Einschränkung des Einsichtsrechts ist nicht nur eine Frage des internen Interesses, sondern auch eine rechtliche Verpflichtung. So schreibt beispielsweise die Datenschutzgesetzgebung (GDPR) den Schutz der persönlichen Daten eines jeden vor. Daher müssen alle personenbezogenen Daten so in das System eingestellt werden, dass nur diejenigen Nutzer sie sehen können, die sie aufgrund von berechtigten Interessen oder einer gesetzlichen Verpflichtung sehen müssen oder die betroffene Person ihre Zustimmung gegeben hat.

Wer betreut die Bereiche

Die grundlegenden Bereiche, die in der Regel der Kompetenz- und Organisationsstruktur entsprechen, werden bei der Verwaltung von Anfang an im System eingerichtet. Zusätzliche Bereiche können von den Benutzern nach Bedarf angelegt und eingerichtet werden (nicht alle Benutzer haben die Berechtigung dazu).

Anwendungsbeispiel: Ein Manager kann z.B. einen Bereich für eine neue Aufgabe anlegen. Ein Geschäftsinhaber erstellt beispielsweise einen Bereich zur Vorbereitung einer Strategie für das nächste Jahr und gewährt nur einigen wenigen Kollegen, mit denen er an der Strategie arbeitet (z. B. den Top-Verkäufern und dem Leiter der Produktentwicklung), Zugriff auf den Bereich. In dem Bereich können sie alle Dokumente gemeinsam nutzen und unabhängig von ihrer Berufsbezeichnung zusammenarbeiten. Die Informationen, die sie in diesem Bereich austauschen, können von niemandem eingesehen werden, nicht einmal von ihren direkten Vorgesetzten. Sie werden nicht einmal wissen, dass der Bereich im System existiert.
Wie das Beispiel zeigt, ist die Einrichtung von Bereichen ein nützliches Instrument für Manager, um Informationen und die Arbeit "ihrer" Mitarbeiter zu strukturieren.
Neben dem Administrator gibt es noch den Bereichsadministrator (siehe unten).

Wie man einen Bereich anlegt

Ein Bereich wird mit einer Schaltfläche in der Liste der Bereiche erstellt. Der Bereich muss minimal ausgefüllt werden:

Name sollte aussagekräftig sein
Kurzbeschreibung mit einer Angabe, worauf sich der Bereich bezieht.
Darüber hinaus ist es sehr ratsam, in zu füllen:
Der Status sollte der Realität entsprechen. Bereiche, die nicht aktiv sind, werden den Mitgliedern nicht auf dem Dashboard angeboten. Daher sollten aktive Bereiche diejenigen sein, an denen tatsächlich aktiv gearbeitet wird.
Die * Beschreibung hat vor allem einen dokumentarischen Sinn, z.B. für die Archivierung von Inhalten oder Berichten, damit auch nach Jahren noch klar ist, welche Aktivitäten in dem Bereich durchgeführt wurden.
Registerkarte Administration – Berechtigungseinstellungen

Bereichstypen – Unterstützung von Erweiterungen (Systemhinweis)

Bereiche werden nicht nur zur Untergliederung der Aufgaben und Aktivitäten des Unternehmens verwendet, sondern auch zur Untergliederung aller anderen Geschäftsobjekte, die im Unternehmen bearbeitet werden – Vermögenswerte, Ereignisse, Personen (und externe Einheiten) usw. Ein Bereich ist ein allgemeines Repository, das von AyMINE auch für viele andere Zwecke verwendet wird: