AyMINE erfüllt die Funktion der Einreichung oder DMS (Dokumenten-Management-System) und ermöglicht es Ihnen, Dokumente zusätzlich zu Informationen direkt im System zu verwalten. Dokumente werden immer von einem Objekt gehalten.

Über die aufzubewahrende Datei

Dateien werden als separate Dateien auf einzelne Objekte im System gehalten. Sie sind immer von einem bestimmten Objekt in AyMINE verfügbar. Wenn Sie die Volltextsuche aktiviert haben, können Sie über diese Suche auf die Dateien zugreifen.

Dateisicherheit

Zugangsschutz

Nur Benutzer, die Zugriff auf das Objekt haben, können auf die Datei auf dem Objekt zugreifen. Wenn jemand Zugriff auf das Objekt hat, haben sie ähnliche Rechte auf die Dateien – wenn sie z.B. nur das Recht auf eine Vorschau (Lesen) haben, können sie auf die Dateien zugreifen, aber sie können sie nicht ändern.

Die Rechte auf die Datei können durch die Optionen Sperren / Löschen und Verbergen eingeschränkt werden. Die Art der Symptome kann jedoch von Nutzern, die das Recht haben, das Objekt zu verändern, verändert werden; sie sind daher nicht vor Nutzern geschützt, aber sie sind beispielsweise vor Manipulation geschützt.

Physische Sicherheit

Die Dateien werden wie alle AyMINE-Daten in einem separaten Datenraum gespeichert. Niemand hat Zugang zum Raum, wird es in einer isolierten Umgebung betrieben. Die Dateien selbst sind somit geschützt, zum Beispiel vor Ransomware-Attacken, die Ihre Unternehmensumgebung angreifen würden.

Zusammen mit dem gesamten System werden sie auch dauerhaft gesichert, aber nicht archiviert – wenn Sie die Datei physisch von AyMINE entfernen oder durch eine andere ersetzen, ist es sehr schwierig, sie zurückzubekommen. Wenn Sie die Datei innerhalb von AyMINE in den Papierkorb entfernen, wird sie logisch gelöscht, aber es ist möglich, sie für einen bestimmten Zeitraum (ca. 3 Monate) wiederherzustellen. Die Dateien aus dem Papierkorb werden im Laufe der Zeit gelöscht.

Bereitstellung der Datei

Note: Abhängig von Ihren Rechten stehen Ihnen möglicherweise die folgenden Funktionen nicht zur Verfügung.

Bereitstellung der Datei für Benutzer

Der Weg, die Datei für Benutzer verfügbar zu machen, besteht darin, einen persistenten Link im Dateidetail zu "nehmen" und ihn an einen Kollegen zu senden.

Ein persistenter Link öffnet die Datei für den Benutzer, aber bevor Sie dies tun, werden Sie eine Anmeldung anfordern und Ihr Recht überprüfen, die Datei zu öffnen.

Posten außerhalb des Benutzers

Die Datei kann Benutzern zur Verfügung gestellt werden, die in der Regel keinen Zugriff auf das Objekt haben. Verwenden Sie Öffentlicher Link oder Link für markdown Funktion, um einen Link zu erhalten, der die Datei direkt abrufen kann. Die Funktion gibt einen Link zu der Datei zurück, die zur Verfügung gestellt werden kann, um die Dateien verfügbar zu machen. Für weitere Dokumentlinks siehe hier

Sie können einen Link zu der Datei in der Objektbeschreibung einfügen und auf dem öffentlichen Forum posten. Dies wird Ihnen die Informationen aus dem Objekt und die angehängten Dateien zur Verfügung stellen. (Link zu markdown wird Ihnen den gleichen Link geben, aber formatiert, um es einfach in das markdown-Dokument einzufügen.)

Einen Link zu bekommen ist protokolliert Eine Datei einem Fremden zur Verfügung zu stellen kann ein Verstoß gegen die Vorschriften des Unternehmens sein und Sie sind dafür verantwortlich. Links werden generiert, um es unmöglich zu machen, sie zu verfolgen, aber wenn Sie sie in ein öffentlich zugängliches Dokument einfügen, wird der Leser des Dokuments in der Lage sein, auf die Datei ohne Benutzerkonto in AyMINE zuzugreifen.

Warum sind Links unverständlich?
Links enthalten zufällig generierte Zeichenfolgen und können nicht abgeleitet werden. Dies ist absichtlich so, dass Bilder nicht durchsucht werden kann durch Adressbücher. Dies erhöht die Sicherheit, dass nur diejenigen, denen Sie das Dokument zur Verfügung gestellt haben, die Bilder sehen. Gleichzeitig erreichen so genannte Bilder nicht die Datenbanken von Suchmaschinen.

Bildpräsentation

Das System erlaubt (abhängig von Ihren Rechten)Bilder vom System zu veröffentlichen.

Permanente und öffentliche Linkgültigkeit

Der permanente Link ist gültig, solange das Dokument nicht gelöscht wird. Wenn Sie eine Datei innerhalb eines Dokuments ersetzen, bleibt der Link gültig und gibt das ausgetauschte Dokument zurück.

Abhängig von den Rechten Ihres Administrators ist es dem Administrator möglich, die Links zu überprüfen. Es kann herausfinden, wer, wann und was den persistenten Link angefordert. Es kann den Link ungültig machen. Bei einem persistenten Link ist es möglich nachzuverfolgen, wann er zuletzt verwendet wurde.

Das sollten Sie wissen

Dateigröße

Das System ist nicht für die Speicherung großer Anhänge von Videotypen oder Archiven ausgelegt. Die Dateigröße, die Sie speichern können, wird durch die Einstellungen für jeden Client bestimmt, und kann auch nach Dateityp oder einzelnen Benutzern variieren. Allerdings ist es im Allgemeinen im Bereich von 1-20MB.

Dateivolumen

Abhängig von Ihrem Konto, kann das System auch verfolgen, die maximale Anzahl von Dateien, die Sie speichern, um das system oder speichern Sie ein Objekt. Diese Einstellungen sind auch individuell und hängen von der Art Ihres Kontos.

Dateitypen

Das System versucht, Dateien zu indizieren, um die Suche zu ermöglichen. Es ist daher vorzuziehen, um Dateien in Formaten, die Indizierung ermöglichen wählen: pdf, Office-Formate Word, Excel, PowerPoint oder LibreOffice. Die Dateigrößenbeschränkung ist (5-10 MB können je nach den Einstellungen für Ihre Organisation variieren.)

Weitere Features

Zusätzliche Funktionen mit Dateien

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Dokumente und Dateien

Eine Datei ist das, wofür das Dokumenten­management und die Ablage-Dienste eingerichtet sind