Kontakte in Adressbüchern werden hauptsächlich aus Gründen des Informationsschutzes in einzelne Adressbücher aufgeteilt. So können Sie kontrollieren, wer auf die Informationen zugreifen kann und wer nicht. Die Einrichtung des Zugriffs erfolgt entweder zum Schutz wertvoller Geschäftsinformationen oder aufgrund der GDPR-Gesetzgebung.

Sie können eine beliebige Anzahl von Adressbüchern im System erstellen und die Zugriffsrechte für jedes Adressbuch festlegen. So können Sie beispielsweise ein Adressbuch für Geschäftskontakte erstellen, das nur für die Vertriebsabteilung sichtbar ist, und ein weiteres Adressbuch für Geschäftskontakte, das für ein bestimmtes Projekt erstellt wurde.

Aktive Kontaktverwaltung

Ein Adressbuch ist ein Geschäftsbereich und enthält neben den Kontakten auch Aufgaben. So können Sie die Aufgaben, die mit den Kontakten zu erledigen sind, direkt im Adressbuch erfassen (z. B. Reparaturen, Kunden mit einem neuen Angebot anrufen usw.).

Adressbuch auf dem Handy

Die Adressbücher können mit dem Sabre-Modul auch mit Ihrem Mobiltelefon oder mit einer anderen Anwendung, z. B. MS Outook, Thunderbird, emClient usw., synchronisiert werden. So können Sie Ihre Kontakte sofort für E-Mails oder Telefonate nutzen. Gleichzeitig können Sie sie mit denjenigen teilen, die sie benötigen.

Verwendung von Adressbüchern und GDPR

Adressbücher sind GDPR-konform, insbesondere unterstützen sie den Datenschutz, die sichere Speicherung von Informationen und die Aufzeichnung von Datenverarbeitungsmethoden.

Beispiel. Das Adressbuch dient allen Beteiligten für die Dauer des Projekts, und sie können sich leicht gegenseitig anrufen.

Wenn jemand aufhört, an einem Projekt zu arbeiten, entfernen Sie seinen Kontakt aus Ihrem Adressbuch. Gleichzeitig wird die Synchronisierung mit allen anderen Geräten eingestellt, sodass Sie den Kontakt aus den Unternehmensdaten entfernen, wie es die Datenschutzgrundverordnung verlangt. Sie können den Kontakt jedoch in einem anderen Adressbuch pro Mitarbeiter gespeichert lassen.

Wenn das Projekt endet, löschen Sie das Adressbuch. Es wird dann nicht mehr mit den Geräten der Mitarbeiter synchronisiert. So können Sie alle gemeinsam genutzten Kontakte einfach löschen.

Hinweis:__ Sie müssen das Sabre-Modul in AyMINE aktiviert haben, um Ihr Adressbuch mit Ihrem Mobiltelefon oder externen Apps zu synchronisieren.

Freigabe an ein Gerät oder eine externe App einrichten

Die Freigabe von Daten aus dem Adressbuch kann von Mitarbeitern eingerichtet werden, die das Adressbuch für die aktive Arbeit aktiviert haben. Die Freigabe erfolgt in Form einer individuellen Zugangsadresse für jeden. Die Mitarbeiter haben die Möglichkeit, Adressbücher als einzelne Adressbücher oder alle zusammen als ein Firmenadressbücher zu teilen.

In den Benutzereinstellungen (Main Desk > Meine Einstellungen) hat der Benutzer die Möglichkeit, die Freigabe einzurichten und die Verbindungsadressen zu kopieren.

Zur Erinnerung:__ Auch ohne Synchronisation der Kontakte auf das Mobiltelefon können Sie die Kontakte entweder direkt aus AyMINE im Browser auf dem Mobiltelefon oder aus der AyMINE App heraus nutzen und anrufen.

Gut zu wissen

Kontaktgruppen

Die Gruppierung von Kontakten in Adressbücher dient vor allem der Steuerung von Zugriffsrechten. Ein Kontakt kann nicht in mehreren Gruppen sein. Die Kontaktgruppen werden für die Gruppierung von Geschäftskontakten verwendet. Die Beschreibung der Kontaktgruppen enthält eine genauere Beschreibung der Unterschiede.