Die Vorbereitung einer Besprechung besteht darin, einen neuen Datensatz (Objekt) Meeting zu erstellen, in dem alles, was für die Besprechung benötigt wird, vorbereitet wird:

Liste der Teilnehmer
Festlegen des Termins der Besprechung
zu besprechende Informationen (z.B. das Protokoll der letzten Sitzung)
zu bewertende Aufgaben
zu treffende Entscheidungen

Nach der Vorbereitung versendet das System Einladungen an alle Teilnehmer.

Erzeugen der Vorbereitung

Tipp:_ Besprechungen haben in der Regel eine Fortsetzung: Die nächste Besprechung hat die gleichen Teilnehmer und behandelt die gleichen Themen. In der Regel werden in den Besprechungen Aufgaben besprochen, bis sie abgeschlossen sind. Eine neue Besprechung kann einfach erstellt werden, indem man eine neue Besprechung aus der vorherigen generiert – mit dem Befehl Nächste Besprechung oder eine ganze Reihe von Besprechungen mit dem Befehl Gepackte Besprechung. Die automatische Erstellung einer Besprechungsserie beinhaltet:

Kopieren der Teilnehmerliste
Aufnahme der offenen Punkte aus der vorherigen Besprechung zur Diskussion
Wenn die vorherige Besprechung ein Datum für die nächste Besprechung enthält, wird sie für dieses Datum und für die nächste Besprechung zur gleichen Zeit später angesetzt; wenn nicht, müssen die Wiederholungsdaten eingegeben werden.

Einladung zur Sitzung und Einreichung von Dokumenten

Die Sitzungsteilnehmer erhalten eine Einladung, mit der sie den Sitzungstisch öffnen können. Auf dem Tisch sehen sie alles, was in der Sitzung besprochen wird, so dass sie die Möglichkeit haben, sich im Voraus vorzubereiten.

Wenn die Tagesordnung an externe Teilnehmer, die keinen Zugang zu AyMINE haben, verschickt werden soll, ist es möglich, diese bereits vor Beginn des Meetings als Protokoll zu generieren und das generierte PDF zu verschicken.

Meeting-Entschuldigung

Ein Teilnehmer kann eine Entschuldigung für seine Teilnahme am Meeting im Voraus versenden, indem er einen Entschuldigungstext erstellt.

Ausführung des Meetings

Teilnahme an der Besprechung

Jeder Teilnehmer kann seine Teilnahme an der Besprechung bestätigen oder sich entschuldigen.
Es ist möglich, eine Besprechung mit einem Grund abzusagen, sowohl vor als auch nach Beginn der Besprechung. Ein typischer Grund für die Absage kann sein, dass nicht genügend Mitglieder anwesend sind, um eine Entscheidung zu treffen.

Diskussionspunkte

Der Ablauf der Sitzung wird durch die Sitzungstabelle unterstützt. Diese Tabelle enthält alle Punkte der Besprechung und Unterstützung für die Arbeit mit ihnen

Zu den Informationen und Aufgaben kann eine Aufzeichnung der Besprechung hinzugefügt werden. Gleichzeitig wird die Information, dass sie besprochen wurden, gespeichert.
Aufgaben können während der Besprechung für abgeschlossen erklärt werden (dies kann durch den zuständigen Mitarbeiter oder den Organisator der Besprechung erfolgen, wenn die zuständige Person unter den Teilnehmern ist)
Die Entscheidungsfindung kann gemäß dem internen Verfahren erfolgen. Eine Aufzeichnung der Vorbereitung kann in der Sitzung aufbewahrt werden.

Es wird ein PDF-Dokument erstellt, das alle Schritte und Aufzeichnungen der Sitzung enthält. Der Besprechungsleiter kann Informationen über das Protokoll verschicken. Das Protokoll wird zu einem Dokument, das in der Besprechung gespeichert wird.

Schreibtisch-Symbole

Icons für Objekte auf dem Arbeitstisch helfen bei der Orientierung. Standardmäßig sind die Symbole für Objekte die Symbole für das jeweilige Objekt, aber sie ändern sich während der Besprechung.

Zustände von Objekten in einer Besprechung

Während der Bearbeitung werden Objekte – Programmpunkte – während einer Besprechung in verschiedene Zustände versetzt, die durch ein Symbol ausgedrückt werden:

– Assigned to the meeting for resolution
– gelöst und geschlossen. Das Objekt (der Tagesordnungspunkt) ist von der Sitzung abgeschlossen und wird in der nächsten Sitzung nicht mehr behandelt
– verschoben auf die nächste Sitzung. Der Gegenstand wird in der nächsten Sitzung erneut behandelt.
– New – in der Besprechung neu erstellt

Teilnehmer an der Konsultation

Bei manchen Besprechungen kann es erforderlich sein, dass alle Personen, die ganz oder teilweise an der Besprechung teilgenommen haben, aufgezeichnet werden (z.B. bei Besprechungen, in denen geheime Informationen besprochen werden). AyMINE erlaubt es daher, mehrere Teilnehmerrollen zu definieren:

– regelmäßiger Teilnehmer
– Speaker Ein Teilnehmer, der eingeladen wird, um eine Position zu präsentieren; der Teilnehmer ist kein vollwertiger Teilnehmer, nimmt typischerweise nicht an der gesamten Sitzung teil, stimmt nicht ab und der Inhalt der Sitzung ist im Prinzip kein Arbeitsthema für den Teilnehmer. Es kann sich um einen Befürworter einer Lösung handeln, mit der sich die Konsultation befasst, der aber kein stimmberechtigtes Mitglied ist.
– Secretary, Sekretär oder eine andere Person, die sich um die Sicherstellung der Abläufe der Sitzung kümmert
– Ein Teilnehmer wird aus irgendeinem Grund zu der Sitzung eingeladen, ist aber kein vollwertiger Teilnehmer. (z.B. Dolmetscher)
– Presse Ein Gast, der die breitere Öffentlichkeit über die Ereignisse und Ergebnisse der Sitzung informiert

Der Status eines regelmäßigen Teilnehmers an einer Sitzung wird durch Symbole dargestellt:

– Während der gesamten Besprechung anwesend.
– nur teilweise anwesend
– Nicht an der Besprechung teilnehmen
– Anwesenheit nicht aufgezeichnet

Status der Besprechung selbst

– Die Besprechung wird vorbereitet und ist noch nicht offiziell angekündigt worden. Die Teilnehmer haben keine Einladungen erhalten
– Die Einladungen wurden versandt.
– die Besprechung ist im Gange
– die Sitzung hat stattgefunden
– die Besprechung wurde abgesagt (nicht stattgefunden und nicht geplant)

Genehmigung des Protokolls

Wenn die Genehmigung des Sitzungsprotokolls förmlich festgehalten werden soll, empfehlen wir, die Abstimmung über das Protokoll als letzten Punkt der Sitzung aufzunehmen. Das Protokoll ist sofort im Detail sichtbar und kann von allen eingesehen und kommentiert werden.

Wenn das Protokoll manuell fertiggestellt und dann genehmigt werden muss, ist es auch möglich, die Besprechung nachträglich zu öffnen und das Protokoll zu ändern. Die formale, dokumentierte Genehmigung von Protokollen ist auf mehrere Arten möglich:

Abstimmung über das Protokoll in der nächsten Sitzung.
Abstimmung über das Protokoll außerhalb der Sitzung und Aufforderung an die Teilnehmer, sich dazu zu äußern (es ist vorzuziehen, diese Abstimmung während der Sitzung durchzuführen und sie nicht zu beenden. Auf diese Weise ist das Protokoll sofort nach der Sitzung abrufbar).