Rechtsgrundlage kann auf Qualifikationen angewandt werden, die Sie per Gesetz überprüfen und sichern müssen. Typischerweise handelt es sich um Qualifikationen sogenannter gebundener Berufe -
Schweißer,
Elektriker
Autorisierte Ingenieur für eine bestimmte Art der Konstruktion
Apotheker
Forensischer Experte
Ausgebildeter Mitarbeiter für Arbeitsschutz in einer Fabrik
Wenn Sie Dienstleistungen erbringen, die rechtlich an eine Qualifikation gebunden sind, müssen Sie nachweisen können, dass der Arbeitnehmer über diese Qualifikation verfügt.
Berechtigtes Interesse kann auf Qualifikationen angewandt werden, die Sie in Ihrer Tätigkeit benötigen und für die Erbringung von Dienstleistungen, die Sie wissen müssen, wer diese Qualifikation hat und mit der Arbeit betraut werden kann. Typischerweise sind dies Qualifikationen
Absolventen von Kursen für bestimmte Technologien (z.B. Installation von Solaranlagen, Gerätediagnose etc.)
Sprachkenntnisse für Projekte, die sie benötigen
Zustimmung des Arbeitnehmers Zustimmung ist relevant für Fähigkeiten, die das Unternehmen nicht benötigt, aber es kann nützlich sein zu wissen, dass ein Arbeitnehmer die Fähigkeit hat. Ein Beispiel kann eine der oben genannten Fähigkeiten sein, wenn das Unternehmen es nicht braucht

Qualifikation eines ehemaligen Mitarbeiters

Selbst für einen ehemaligen Arbeitnehmer müssen Informationen über Qualifikationen, für die es rechtliche Gründe gab, aufbewahrt werden. Zumindest solange geprüft werden kann, welche Tätigkeiten an die Qualifikation gebunden waren. In der Praxis bedeutet das für viele Tätigkeiten ewig, denn z.B. Qualifikationen im Bauwesen werden auch nach Jahrzehnten überprüft, wenn es ein Problem gibt (siehe z.B. Einsturz einer 30 Jahre alten Brücke).

Andere Qualifikationsgruppen können nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers beibehalten werden. Es ist wichtig, dass Sie diese Zustimmung bei Ihrer Abreise erhalten – die für die Zeit, in der Sie Angestellter sind, erteilte Zustimmung darf nicht verwendet werden, denn bei einer wesentlichen Veränderung der Situation (Kündigung) verliert diese Zustimmung ihre Gültigkeit. Wichtig ist auch, dass keine Einwilligung dauerhaft erteilt werden kann, so dass spätestens nach 5 Jahren die Daten gelöscht oder die Einwilligung (schriftlich) erneuert werden muss.

Kandidat für einen Job und die Verarbeitung seiner Daten

Im Falle eines Bewerbers werden alle Daten auf der Grundlage der Einwilligung gespeichert. Dies kann ein verpflichtender Teil der vom Kandidaten zur Verfügung gestellten Informationen sein.

Denken Sie daran, dass die Einwilligung zum Zweck des Auswahlverfahrens keine Einwilligung zur langfristigen Speicherung ist. Diese Zustimmungen dürfen nicht einmal zusammengeführt werden. Sie können festlegen, dass der Kandidat durch die Bereitstellung von Daten automatisch mit der Verarbeitung der Daten während des Auswahlverfahrens einverstanden ist, aber Sie können die Zustimmung zur langfristigen Speicherung dieser Daten erst nach Abschluss des Auswahlverfahrens und für einen begrenzten Zeitraum einholen. Beispielsweise kann der abgelehnte Kandidat dem Erhalt der Qualifikation für 3 Jahre zustimmen, um mit einer geeigneten Stelle angesprochen zu werden.

Externer Mitarbeiter und DS-GVO

Rechtsgrund Wenn ein externer Mitarbeiter mit Ihnen rechtsverbindlich Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Qualifikation ausübt, sind Sie verpflichtet, die Qualifikation mit ihm zu prüfen und die Daten wie einen internen Mitarbeiter aufzubewahren.

Da es sich um einen rechtlichen Grund handelt, hat der Partner kein Recht, die Löschung (Vergessen) der Daten nach Beendigung der Zusammenarbeit zu verlangen.

Alle anderen Qualifikationsarten unterliegen nur der Zustimmungsmöglichkeit. Beispielsweise können Sie ihre Sprachkenntnisse mit externen kooperierenden Fahrern auf der Grundlage einer Einwilligung anmelden, aber dies ist nicht Ihr legitimes Interesse.

Versorgungsunternehmen

Die Bestimmungen der DSGVO gelten nicht für den Liefervertrag. Darüber hinaus haftet das Versorgungsunternehmen typischerweise auch selbst für die Dienstleistungen, die von qualifizierten, schulpflichtig Beschäftigten erbracht werden. Im Rahmen der Vertragsbeziehung können Sie die Möglichkeit beantragen, zu überprüfen, ob die Arbeit von einem qualifizierten Arbeiter geliefert wird, aber das Recht auf Aufbewahrung dieser Daten muss Ihnen direkt vom Arbeiter gegeben werden, nicht vom Unternehmen. Ein Unternehmen ist nicht berechtigt, einer Verarbeitung von Daten über seine Mitarbeiter an andere Personen zuzustimmen. Es ist verständlich, wenn ein Arbeitnehmer seiner Firma zustimmt, z.B. einen Lebenslauf an andere Unternehmen zu geben, wenn dies für die Beschaffung von Verträgen oder Arbeit für den Arbeitnehmer wichtig ist. (Dies gilt nicht nur für Personalagenturen, sondern auch für viele andere Unternehmen). Diese Einwilligung ist jedoch keine Einwilligung zur Weiterverarbeitung dieser Daten durch Dritte.

Denken Sie daran – rechtliche Gründe zu unterscheiden ist wichtig

Da Sie einige Daten löschen müssen, z. B. wenn ein Arbeitnehmer ausscheidet, andere aber nicht, ist es wichtig, die rechtliche Begründung für die individuelle Qualifikation zu überprüfen. Wichtig ist auch, dass aus unterschiedlichen rechtlichen Gründen unterschiedliche Arbeitnehmer die gleichen Qualifikationen erwerben können.
Beispiel: Ein Arbeiter z.B. mit einer Qualifikation für überwachende Bauarbeiten:

Wenn Sie ihn akzeptiert haben, diese Arbeit für Sie zu erledigen, ist es in Ihrem legitimen Interesse, die Qualifikationsunterlagen zu verwalten. Mit dem Weggang eines Arbeitnehmers erlischt das berechtigte Interesse.
Wenn Sie zum ersten Mal einen Arbeitnehmer als Teil eines Bauprojekts verwenden, ist die Registrierung bereits eine rechtliche Verpflichtung, da Sie möglicherweise verpflichtet, seine Qualifikation zu beweisen
Wenn Sie kein Konstruktions- oder Ingenieurbüro, sondern z.B. ein Personalbüro sind, behalten Sie die Qualifikation nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers. Diese Einwilligung erlischt automatisch mit dem Weggang des Arbeitnehmers, es sei denn, Sie haben die Einwilligung bei der Abreise erteilt.