Produkte umfassen sowohl materielle Gegenstände, die ein Unternehmen einkauft oder verkauft, als auch verschiedene „immaterielle“ Produkte wie Wertpapiere oder Software auf den Computern der Mitarbeitenden.
Waren sind Aufzeichnungen über verkaufsfähige Produkte, die sich auf Lager befinden. Waren geben die Gesamtmenge der Produkte an, die sich in Lagern befinden.
Vermögenswert ist ein konkretes, real erfasstes Produkt, z. B. ein Mobiltelefon eines Mitarbeitenden, ein Gebäude usw.

Der grundlegende Unterschied zwischen Waren und Vermögenswerten besteht darin, dass Waren die Erfassung einer größeren Anzahl von Einheiten darstellen, die in der Regel keine eindeutige Identifikation besitzen und daher austauschbar sind. Es ist daher nicht sinnvoll, sie einzeln zu erfassen. Ein Vermögenswert verfügt über einen eindeutigen Identifikator, und selbst wenn zwei im Wesentlichen identische Produkte vorhanden sind, werden sie getrennt erfasst.

Beispiele:

Ein Unternehmen, das Molkereijoghurts verkauft, hat 100 Erdbeer- und 100 Aprikosenjoghurts auf Lager. Erdbeer- und Aprikosenjoghurts sind unterschiedliche Waren, von jeder Sorte sind 100 Einheiten vorhanden.
Ein Unternehmen verkauft Joghurts, verfügt jedoch über ein Zentrallager und drei Filialen. Erdbeerjoghurts sind an vier Standorten erfasst (im Lager und in jeder Filiale). Der Erdbeerjoghurt wird als ein Produkt (in den Produkten) geführt und besitzt vier Wareneinträge.
Ein Unternehmen verkauft Fahrzeuge. Auch wenn es fünf identische Fahrzeuge besitzt, werden diese einzeln erfasst. Fahrzeuge sind keine austauschbaren Waren; jedes Fahrzeug wird einzeln übernommen und verkauft (häufig auch einzeln angeboten). Fahrzeuge werden als eigenständige Vermögenswerte erfasst. Für ihre Erfassung als Waren besteht kein Anlass. Ein Fahrzeughändler wird für Fahrzeuge keine Waren verwenden, jedoch für ergänzendes Sortiment, z. B. Verbandskästen.

Lieferant und Hersteller eines Produkts

Hersteller ist die Einheit, die das Produkt herstellt. Er kann das Produkt liefern, muss dies jedoch nicht. Es kann einen oder mehrere Hersteller geben.
Lieferant ist die Einheit, die die Ware liefert. Es kann mehrere Lieferanten geben, und ein Lieferant liefert typischerweise mehrere Produkte.

Hersteller und Lieferanten werden in Bezug auf Produkte erfasst.

Beispiele:

Ein Unternehmen verkauft Stuckgips. Der Gips wird von mehreren Herstellern geliefert. Das Unternehmen erfasst bei dem Produkt alle Hersteller, von denen es den Gips bezieht.
Ein Eisenwarenhandel verkauft Schrauben in verschiedenen Größen. Die Schrauben werden von mehreren Unternehmen hergestellt, der Handel bezieht jedoch alle Waren von einem einzigen Lieferanten. Der Handel erfasst für alle Schrauben denselben Lieferanten und keinen Hersteller. Auch wenn es mehrere Hersteller gibt, besteht für das Unternehmen kein Bedarf, diese zu erfassen.

Erfasste Positionen

Jeder Datensatz verfügt über eine Vielzahl von möglichen Feldern; im Folgenden werden nur die wichtigsten Positionen aufgeführt. Nutzer des Systems AyMINE können bei Bedarf weitere Positionen ergänzen.

Produktpositionen

Beim Produkt werden die meisten relevanten Informationen zusammengeführt:

Beschreibung und gegebenenfalls Fotos
Einheiten, in denen das Produkt hergestellt, eingekauft und verkauft wird
Preislisten der Lieferanten
Kalkulierter interner Preis

Warenpositionen

Waren stellen im Wesentlichen Informationen darüber dar, wie viele konkrete Einheiten (Meter oder andere Einheiten) verfügbar sind. Waren erfassen daher Mengen in einzelnen Zuständen:

Zum Verkauf verfügbar
Zur Lieferung an einen bestimmten Standort bestellt
Beschädigt
Für die weitere Verwendung reserviert. Reservierte Waren befinden sich weiterhin auf Lager, jedoch ist bereits festgelegt, wie sie verwendet werden (verkauft oder in der Produktion verbraucht).

Vermögenswert-Positionen

Vermögenswerten ist eine eigene Seite mit detaillierten Informationen gewidmet.

Interner Produktpreis

Bei einem Produkt kann ein interner Preis angegeben werden. Darunter ist der Preis zu verstehen, zu dem das Produkt intern kalkuliert wird. Für den internen Preis gilt:

Sofern in der Buchhaltung zwischen Preisen mit und ohne Mehrwertsteuer unterschieden wird, ist der interne Preis stets ohne Mehrwertsteuer anzugeben. Wird das System hingegen nicht im Rahmen einer gewerblichen Tätigkeit genutzt, empfiehlt es sich, dauerhaft die Mehrwertsteuersatz-Einstellung „ohne Mehrwertsteuer“ zu verwenden und mit Preisen inklusive Mehrwertsteuer bzw. mit Einkaufs- und Anschaffungspreisen zu arbeiten.
Der interne Preis kann sich infolge einer Neubewertung der Bestände ändern.
Der interne Preis wird stets in der Währung angegeben, in der die Organisation ihre Buchhaltung führt