Elektronisches Signieren auch mobil

AyMINE ermöglicht Ihnen das elektronische Signieren von Dokumenten und Aufzeichnungen direkt im System – sowohl am Computer als auch auf dem Mobiltelefon

Die elektronische Signatur ist die Grundlage einer verlässlichen Kommunikation

Zur Bestätigung der Echtheit eines Dokuments wird eine kommerzielle oder qualifizierte Signatur oder ein Siegel verwendet. Die elektronische Signatur wird so gespeichert, dass nur Sie sie verwenden können, und ist durch ein Passwort geschützt, das ausschließlich Ihnen bekannt ist.

Das elektronische Siegel wird auf dem Server gespeichert und seine Verwendung wird durch Prozesse im System gesteuert. Zusammen mit der Verwendung des Siegels wird ein Protokoll erstellt, wer es wann verwendet hat, sodass alle Verwendungen archiviert sind. Die Standard-Archivierungsdauer (2 Jahre) kann beliebig verlängert werden.

AyMINE ermöglicht es Ihnen, Datensätze direkt vom Mobiltelefon oder Tablet aus zu signieren. Das mobile Gerät muss als sicher registriert sein, damit es einen Datentresor enthalten kann.

Wenn Ihnen ein Dokument zur Signatur zugeht, können Sie es auf dem Telefon im PDF-Format anzeigen. Mit dem Befehl „Genehmigen und signieren“ wird Ihnen die Möglichkeit angeboten, Ihre elektronische Signatur hinzuzufügen. Das System fordert das Passwort aus Ihrem Tresor an (den Sie entsperren müssen) und fügt anschließend die elektronische Signatur in das Dokument ein.

Wie beginnt man mit der Nutzung elektronischer Signaturen?

Eine elektronische Signatur, die in ganz Europa gültig ist, kann von einer dazu befugten Organisation ausgestellt werden (in Tschechien sind PostSignum oder I.CA am bekanntesten, es entstehen jedoch auch weitere Anbieter). Die Signatur muss erworben werden.

Wenn Sie keine Erfahrung mit Signaturen haben oder Signaturen für eine größere Anzahl von Personen benötigen, können Sie den automatisierten AyMINE-Service nutzen:

• Jeder Benutzer legt sein eigenes Passwort für die Zertifikatsanfrage fest. Das Passwort wird im Datentresor gespeichert, und der Benutzer muss den Zugriff einmalig freigeben.
• AyMINE erstellt Zertifikatsanträge unter Verwendung des Benutzerpassworts.
• AyMINE empfängt die Zertifikate und stellt sie den Benutzern zur Verfügung. Ohne das Benutzerpasswort sind sie nicht nutzbar und bleiben daher sicher.

Elektronische Signatur oder Siegel?

Die elektronische Signatur bestätigt, dass ein Datensatz von einem bestimmten Benutzer unterzeichnet wurde. Im Gegensatz dazu bestätigt das elektronische Siegel, dass ein Dokument von einer bestimmten Organisation erstellt wurde.

Details zur elektronischen Signatur, zum elektronischen Siegel und deren Verwendung für die Signierung von Datensätzen finden Sie auf dieser Seite.

Elektronische Signatur im Dokumentenmanagement

AyMINE integriert die elektronische Signatur in alle Prozesse. Sie ist auch im Rahmen des Dokumentenmanagements integriert.

Welche Vorteile bringt eine integrierte elektronische Signatur?

• Sie haben die Gewissheit, dass alle unterzeichneten Dokumente archiviert sind
• Sie vereinfachen die Arbeit für Ihre Mitarbeiter erheblich
• Sie können eine verpflichtende Mitunterzeichnung sicherstellen – ein von einem Mitarbeiter signiertes Dokument wird zur Gegenzeichnung an einen zweiten weitergeleitet.
• Sie wissen, dass kein Mitarbeiter eine Signatur außerhalb der erlaubten Prozesse oder sogar nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen missbrauchen kann.

Wo sind elektronische Signaturen oder Siegel sinnvoll?

Sie sollten rechtlich verbindliche Dokumente in ihrer endgültigen Fassung niemals ohne eine geeignete Möglichkeit versenden, die Herkunft des Dokuments eindeutig zu überprüfen.

• Signieren Sie Rechnungen immer elektronisch und weisen Sie Ihre Kunden darauf hin, dass nur Rechnungen mit Ihrer Signatur oder Ihrem Firmensiegel gültig sind
• Verbindliche Angebote oder Preislisten sollten stets elektronisch signiert übermittelt werden. So vermeiden Sie das Risiko, dass ein Kunde behauptet, ein Angebot erhalten zu haben, das Sie nicht übermittelt haben
• Wichtige Unternehmensentscheidungen sollten immer von Geschäftsführern, Vorständen oder Prokuristen unterzeichnet werden. Dies gibt den Mitarbeitern Sicherheit, dass das Dokument tatsächlich gültig ist. Gleichzeitig schafft die elektronische Signatur Klarheit über die Verantwortung für Entscheidungen. Auch Eigentümer oder Aufsichtsräte sollten auf den Signaturen der Geschäftsführung bestehen.