Digital Personnel Archive

Digitale Persönliche Ordner Archiv

• Verpflichtung zur Archivierung der Personalakten
• Schutz personenbezogener Daten
  • Sicherstellung der Sicherheit des Personalarchivs
  • Schutz vor Datenverlust

AyMINE stellt Ihnen ein digitales Personaldokumentationsarchiv zur Verfügung. Auf diese Weise können Sie alles ordnungsgemäß und in voller Übereinstimmung mit der DSGVO aufbewahren.

Verpflichtung zur Archivierung der Personalakten

Eine Organisation muss Personaldaten bis zu 30 Jahre archivieren. Das Volumen solcher Daten – wenn es in Papierform ist – ist groß. Mit AyMINE sparen Sie viel Platz, erhöhen die Sicherheit

Schutz personenbezogener Daten

Die Verpflichtung zum Schutz von Personaldaten gilt sowohl für die derzeitigen Mitarbeiter als auch für diejenigen, die das Unternehmen bereits verlassen haben. Ein digitales Archiv sollte niemals einem größeren Personenkreis zur Verfügung stehen – nicht jedem Personal – und schon gar nicht den Unternehmen, die sich um Ihre IT kümmern.

Sicherstellung der Sicherheit des Personalarchivs

Archivierte Personalakten sind ausschließlich über ein spezielles Zugriffsrecht verfügbar. Das Recht wird unabhängig von anderen Personalrechten festgelegt (der Arbeitnehmer muss jedoch ein Personalbeauftragter sein). Dies stellt sicher, dass Personalvermittler keine Informationen über ehemalige Mitarbeiter aus dem Unternehmen zu verfolgen oder zu extrahieren.

Informationen über Arbeiter, die vor mehr als einem Jahr abgereist sind, können nicht aus den regulären Daten zurückverfolgt werden, aber es ist notwendig, die archivierten Daten zu öffnen. Der Zugriff auf das Archiv wird aufgezeichnet und je nach Einstellung kann es auch erforderlich sein, dass der Recruiter den Grund angibt, warum er oder sie auf das Archiv zugreift.

Schutz vor Datenverlust

Das gesamte digitale Archiv wird regelmäßig archiviert und seine Inhalte in Offline-Backups gespeichert. Damit ist sichergestellt, dass kein größerer Angriff die Erfüllung der Dokumentationspflicht beeinträchtigt.