Aufträge

Die Auftragsverwaltung unterstützt alle Schritte von der Entgegennahme einer Anfrage über die Budgetierung bis hin zur Rechnungsstellung

• Was Auftragsverwaltung bedeutet
• Arbeiten mit einem Auftrag
  • Anlegen eines Auftrags
• Auftragsführung
• Abschluss eines Auftrags
• Was sonst noch mit Aufträgen zusammenhängt

Was Auftragsverwaltung bedeutet

Die Auftragsverwaltung umfasst alles, was notwendig ist, damit Ihr auftragsbezogenes Geschäft funktioniert:

• Entgegennahme von Aufträgen (Anfragen über ein Webformular, alternativ per E-Mail oder manuell erfasst)
• Auftragsblätter, mit deren Hilfe Sie schnell den Preis ermitteln können
• Planung von Aufgaben für Mitarbeiter
• Steuerung – Aufteilung der Arbeiten
• Möglichkeit der Kontrolle sowie gegebenenfalls der Bearbeitung von Reklamationen und Problemen
• Arbeitsberichte – Grundlagen für die Rechnungsstellung
• Kalkulation des eingesetzten Materials
• Rechnungsstellung und Verbuchung

AyMINE stellt Ihnen ein Werkzeug für den gesamten Prozess zur Verfügung. Diese Seite befasst sich im Folgenden nur mit der Arbeit am Auftrag; für die übrigen Schritte nutzen Sie bitte die Verweise.

Arbeiten mit einem Auftrag

Anlegen eines Auftrags

• Legen Sie einen Auftrag im Bereich der Auftragsverwaltung an – verwenden Sie die Auftragsübersicht und erfassen Sie einen neuen Auftrag
• Ein Auftrag hat einen geplanten Realisierungszeitraum (von–bis). Der Fertigstellungstermin ist orientierend und verhindert nicht, dass auftragsbezogene Schritte auch nach diesem Termin fortgesetzt werden
• Ein Auftrag hat einen Leiter, der grundsätzlich für die Aufgaben verantwortlich ist, und kann auch einen Stellvertreter haben. Der Stellvertreter kann den Auftrag genauso planen wie der Leiter
• Aufgaben können schnell aus einer Methodik in den Auftrag eingefügt werden. Dazu müssen Sie eine Methodik erstellen und den Bereich, in dem Sie den Auftrag anlegen, mit der Methodik verknüpfen (siehe Bereichseinstellungen). In der Methodik können Abläufe für eine beliebige Anzahl von Aufträgen vordefiniert werden. Es können auch optionale Teile definiert und genauso wie bei Projekten verwendet werden.

Auftragsführung

Ein Auftrag hat einen eigenen Arbeitsbereich, und seine Führung ist ähnlich wie bei einem Projekt. Der Arbeitsbereich des Auftrags enthält jedoch nur:

• Aufgaben – steuern den Fortschritt der Umsetzung
• Besprechungen – ermöglichen die Organisation von Besprechungen zum Auftrag, einschließlich Besprechungen mit Mitarbeitern des Auftraggebers
• Informationen – alle für den Auftrag benötigten Informationen; sie können eine beliebige Anzahl von Dateien enthalten
• Vereinbarungen und Entscheidungen – Vereinbarungen, die den Auftrag betreffen

Abschluss eines Auftrags

Sie schließen einen Auftrag einfach in der Auftragsverwaltung ab, indem Sie ihn als abgeschlossen markieren. Achtung: Der Abschluss eines Auftrags schließt die Aufgaben nicht automatisch – daher können auch nach dem Abschluss noch Aufgaben mit dem Auftrag verbunden sein, typischerweise z. B. die Rechnungsstellung.

Was sonst noch mit Aufträgen zusammenhängt

• Vertragsverwaltung