Kontakty, adresáře, smlouvy

Evidenci a aktivní správě kontaktů na osoby i společnosti. Současně slouží jako jednotný modul kontaktů pro další moduly systému AyMINE.

Základní cíle modulu

Kontakty

• Evidence kontaktů na různé typy osob – právnické i fyzické
• Evidence podrobných kontaktních údajů
• Aktivní správa – tvorba úkolů např. obchodních (CRM), zaznamenávání historie

Kontakty jsou od základu navrženy tak, aby byly v souladu s GDPR. Tomu je přizpůsobena jejich evidence i služby

• Podpora zapomenutí
• Podpora evidence souhlasů
• Ochrana informací

Adresáře

Adresáře slouží ke strukturování i ochraně kontaktních údajů. Je díky nim možné řídit, kdo má k jakým kontaktům přístup

• Strukturování kontaktů
• Řízení přístupových práv
• Synchronizace do mobilních zařízení

Správa smluv

Správa smluv umožňuje dokumentovat, spravovat i aktivně řídit životní cyklus smlouv, které firma přijímá a uzavírá
Registr smluv slouží:

• Jednatelům a prokuristům pro doložení že o firmu pečují s péčí řádného hospodáře
• Vlastníkům firmy pro kontrolu, že je o firmu řádně postaráno.

Informace ke kontaktům

V rámci adresáře je možné uchovávat další informace, které je vhodné evidovat

• Souhlasy se zpracováním osobních údajů podle GDPR
• Historii komunikace (poznámky z jednání, emaily apod.)
• Jakékoli další typy informací

Modul staví na modulech

• Úkoly a firemní evidence

Integrace adresářů s dalšími funkcionalitami systému

Adresář a správa kontaktů efektivní spolupráci i k podpoře procesů systému kvality. Integraci implementují jednotlivé moduly a postupně se rozvíjí. Přehled zde proto nemusí být aktuální.

V současné době (podzim 2022) je implementována integrace:

• Možnost publikovat vybrané kontakty na zaměstnance evidované v personálním systému. Publikace vám podpoří interní komunikaci a je plně v souladu s GDPR (důležitá pro interní spolupráci)
• Integrace s poradami, jednáními a úkoly. Přímo u kontaktů můžete evidovat, kdo se účastnil kterého jednání a snadno kontakty přidávat mezi účastníky porady
• Dokumentace produktů, certifikátů k výrobkům a posouzení. V rámci správy produktů a dodavatelů můžete evidovat data požadovaná systémy řízení kvality.

Správě CRM se věnuje stránka zde.

Kam dále

• Hromadné e-maily v souladu s GDPR
• Skupiny kontaktů
• E-maily