Upozornění – příklad použití

Příklad ukazuje, jak by měla ve firmě probíhat efektivní komunikace.

• Krok 1: Mám nápad
• Krok 2: Dostal jsem od kolegy nápad
• Proč používat upozornění

Každý ve firmě by měl mít možnost navrhnout změnu, zlepšení, nebo upozornit na problém. S tím se ale rychle vynoří otázky

• Jak to udělat?
• Nebudou se mi smát?
• Je návrh problém nebo změna? Jak jsou vlastně věci správně?

Často právě nejistota je důvodem, proč lidé na problém dlouho neupozorní, i když o něm ví. Nebo nenavrhnou změnu, protože si říkají, že už to určitě někdo vymyslel.

Přesně k tomu, aby lidé mohli snadno upozornit, se hodí dostupný model organizace a hlavně organizace. Čím větší počet lidí ve firmě bude vědět, kam se např. na produkty podívat, tím více jich může upozornit, co by se hodilo změnit. Není na to potřeba žádný sofistikovaný nástroj.

Krok 1: Mám nápad

• Výborně! Sem s ním. V informacích o firmě si otevřete model firmy a přehled produktů
• Vyberte produkt, ke kterému máte nápad. Nemusí to být jen produkt, ale třeba výrobní proces, nebo i nakupovaný výrobek
• Otevřete si detail – téměř jistě s ním nemůžete nic udělat, to je v pořádku. Ale můžete od něj poslat vlastníkovi upozornění se svým nápadem.

Krok 2: Dostal jsem od kolegy nápad

• Nápad v upozornění se určitě neztratí. Máte to ho na hlavním pracovním stole, takže ho uvidíte hned po otevření AyMINE. A pokud s ním zrovna nepracujete denně (to je škoda), přijde vám do mailu i s odkazem.

Z upozornění si můžete rovnou otevřít detail produktu nebo jiného záznamu, kterého se týká.

Když se zamyslíte nad upozorněním, které přišlo:

• Určitě odpovězte tomu, kdo vám upozornění poslal. On sice vidí, že už jste zprávu přečetli, ale odpovědět je slušnost.
• Sami – protože jde o váš produkt – nejlépe víte, jestli je upozornění ukazuje na problém, nebo stojí za to poznamenat nápad do požadavku a zpracovat v projektu. Nebo jenom vysvětlit adresátovi, že jsou věci jinak, než si myslel.
• Problém i požadavek založíte snadno přímo z pracovního stolu. Na upozornění použijete tlačítko stopy a vyberete, co založit. Nově vzniklý problém nebo požadavek bude automaticky napojen na produkt, kterého se týká.

Proč používat upozornění

Když má někdo nápad, tak to ještě neznamená, že ví správně, zda jde o chybu, smysluplnou změnu, nebo jsou rozumné důvody, proč jsou věci tak, jak jsou. Je úkolem vlastníka produktu, aby rozhodl, jak k nápadu přistoupit. Proto ten, kdo má nápad, pošle upozornění, ale nezakládá rovnou např. problém. Problém by jednak spadl do statistik, takže by mohl někomu vadit, ale hlavně je zrušení problémů pracnější – je třeba uvést důvod a pravděpodobně se dostane i na kontrolu při interním auditu.

Na rozdíl od emailu nápad nezapadne. U produktu je vidět a vidí ho např. i vedoucí, který se může ptát, proč nápad nebyl zpracován. Když totéž pošlete do emailu, můžete to skončit nevyřešené, zapadlé v hromadě naléhavějších věcí. U produktu se upozornění neztratí, ani když by se náhodou měnilo, kdo se o něj stará. Naproti tomu interní emaily jsou jednou z nejméně oblíbených komunikací a nejčastěji opomenutou zprávu. Je proto dobré se jim vyhýbat a raději používat právě upozornění, diskuze nebo poznámky u záznamů.