Kontrakty, smlouvy

Evidenci a aktivní správa kontraktů / smluv. Slouží jako samostatná evidence a archiv nebo ve spojení s ostatními moduly jako součást operativní evidence

• Archiv a aktivní správa smluv
  • Doložit péči dobrého hospodáře
  • Archiv z pohledu vlastníků firmy
• Operativní evidence smluv

Archiv a aktivní správa smluv

Hlavním smyslem archivu je zajištění bezpečného uložení smlouvy spolu s historií jejího vzniku.
Archiv podporuje kromě samotné evidence i dokladování, jak probíhalo uzavření smlouvy:

• Kdy a kdo o smlouvě jednalo – porady a jejich zápisy
• Kde se o smlouvě hlasovalo vč. informace o výsledku hlasování
• Samotná dokumentace smlouvy
• Podklady, které byly k rozhodování o smlouvě použity.

Všechny podklady a dokumentace jsou základem pro to, aby vedení mohlo doložit, že jednalo s péčí dobrého hospodáře, když smlouvu uzavíralo. Jsou důležitým podkladem i ve chvíli, kdy nastanou problémy s plněním smlouvy a je třeba se o podklady opřít pří případných právních úkonech.

Doložit péči dobrého hospodáře

Archiv podporuje dokladování, kdo smlouvu konzultoval nebo schvaloval. U smlouvy mohou být ukládány připomínky, výhrady a jejich řešení. Je tak možné i zpětně doložit, že jednatel, člen představenstva nebo jiný odpovědný pracovník dostatečně dobře střežil zájmy firmy, nechal vypracovat stanoviska, posoudit smlouvu odborníky a obecně provedl vše pro to, aby smlouva byla v zájmu firmy.

Všechny informace je možné z registru vygenerovat a předložit jako důkazy. Bezpečnostní mechanismy systému brání antedatování a díky tomu archiv poskytuje věrný obrat toho, jak uzavření smlouvy skutečně proběhlo.

Archiv z pohledu vlastníků firmy

Pro vlastníky společnosti a to vč. akcionářů, je kvalitní archiv smluv jistotou, že procesy ve firmě podléhají kontrole. Registr díky kontrolám a doložitelnosti všech úkonů vytváří nutný informační základ pro důvěru, že jednání skutečně proběhla tak, jak vedoucí pracovníci deklarují. Nemožnost zpětně cokoli změnit vede k pečlivosti a preventivně odrazuje od nečestného jednání.

Operativní evidence smluv

Operativní evidence slouží k přehledu o obchodních aktivitách. Smlouvy podporují vazbu na jednotlivé objednávky, projekty nebo zakázky. Jsou tak po ruce kdykoli, když se řeší, jak byly vztahy a dodávky domluveny.