Vztahy mezi záznamy

Vztahy mezi záznamy jsou klíčovým prvkem, který z dat dělá informace. Uchuvávájí různé typy vztahů automaticky, ale umožňují i ruční zadávání vztahů.

• Automaticky vytvářené vazby
  • Umístění objektu v archivu / balíku
  • Povinnost
• Ručně vytvářené vazby – dokumentace
  • Provázání
  • Popis vazby
  • zámek
• Jaké objekty lze provazovat

Teprve provázanost mezi důležitými informacemi umožňuje skutečně efektivní práci s informacemi. Možnost uživatelsky definovaných vztahů umožňuje popsat souvislosti, které jsou důležité pro zaznamenání souvislostí i udržení cenných znalostí.

Vztahy mezi objekty vytváříte sami nebo je vytváří systém automaticky na základě vašich činností.

Automaticky vytvářené vazby

Vztahy vytvářené automaticky nemůže uživatel editovat ani odstranit, resp. může je odstranit nepřímo.

Umístění objektu v archivu / balíku

Umístění objektu do archivu může udělat člověk s oprávněním vytvářet balík. Vazby dokumentují, ve kterých balících a archivech objekt je umístěn.

Povinnost

Vazba povinnosti je mezi definicí vzorového úkolu a povinností, na základě které je třeba danou činnost vykonávat. Vztah vytváří uživatel určení povinností u vzorového úkolu.

Ručně vytvářené vazby – dokumentace

Provázání

Vazba mezi objekty je vždy mezi dvěma objekty. Vazbu je možné vytvořit z objektu, který provazujete směrem k druhému. Můžete tak přidat vazby z objektu, se kterým máte právo pracovat, a to i k objektům, které upravovat nesmíte (ale můžete je vidět). Vždy proto vybíráte objekt, do kterého vazba vede.

Nejprve vám výběr nabídne názvy objektů, které je možné připojit. Vyberte ze seznamu typ objektu (např. informaci) a následně dostanete možnost vybrat, jaký konkrétní objekt (v našem příkladu informaci) skutečně připojíte.

Nezapomeňte: Protože se vám nabízí seznam všech objektů, může jich být hodně. Systém vám vždy načte omezený počet objektů, takže nezapomeňte použít filtry v záhlaví seznamu, abyste správný objekt mohli vybrat.

Popis vazby

Vazba sama o sobě většinou nestačí pro jasné vyjádření, proč existuje. Minimálně proto musí být pojmenována. Další informační položky jsou nepovinné, ale doporučujeme si vytvořit pravidla, kolik vazby popisovat.

Typy vazeb jsou podrobněji popsány zde.

Název můžete zadat libovolný. Je ale vhodné používat názvy standardní a tím umožnit rychlou orientaci. Proto je možné vybrat název ze seznamu standardních názvů. Tento seznam spravují vaši administrátoři a můžete se proto snadno dohodnout na jeho rozšíření.

Popis Delší popis na samostatné stránce se obvykle vyplňuje vyžaduje-li interní metodika. Pokud ne, doporučujeme dlouhý popis nepoužívat, protože bez stanovených pravidel, kdy a k čemu popis používat, je pravděpodobné, že si obsahu uživatelé nevšimnou, protože ho u vazby ani nepředpokládají.

Verze Verze vazby se používá v případě, že navrhujete změny a plánujete model v systému rozvíjet ve verzích.

zámek

Zámek brání vazbu upravovat. Pokud chcete vazbu se zámkem změnit, je třeba nejdříve zámek odemknout.
Připomenutí: Pokud byla vazba vytvořena systémem, není možné ji odemknout.

Jaké objekty lze provazovat

Systém omezuje, jaké objekty je možné provázat se kterými, aby pomohl udržet ve vazbách řád. Je to důležité proto, aby byly vztahy zaznamenané na správných místech.
Důležitá poznámka: Můžete zjistit, že byste potřebovali k objektu vázat i jiný typ objektu, než systém dovoluje. Obraťte se na správce systému, povolené vazby je možné rozšiřovat – pokud navrhovaná vazba bude mít smysl, není důvod ji nepovolit