Předmět kontraktu

Každý kontrakt (smlouvu) můžete přiřadit k záznamům, kterých se kontrakt zejména týká.

• Předmět smlouvy a práva
  • Příklad: správa smluv bytového fondu

Kontrakty mohou být přiřazeny k

• Zakázce
• Projektu
• Budově, stavbě nebo jiné lokalitě
• Technickému vybavení – aktivu

Když budete mít konrakty přiřazené k záznamům, můžete snadno filtrovat a kontrolovat, zda jsou např. všechny smlouvy ke spravované nemovitosti v pořádku.

Předmět smlouvy a práva

Předmět smlouvy neurčuje práva přístupu ke smlouvě. Pokud potřebujete spravovat práva k různým smlouvám samostatně, je třeba mít smlouvy v samostaných skupinách.

Příklad: správa smluv bytového fondu

Pokud máte ve správě několik domů, je vhodné mít nájemní smlouvy k jednodu domu v jedné oblasti:

• Založte si oblast pro každý dům
• Nastavte práva ka každé skupině samostatně – můžete využít stejnou skupinu uživatelů pro více oblastí; např. jednu skupinu čtenářů a samostatné skupiny pro správe smluv

Nezapomeňte na GDPR

Nájemní smlouvy podléhají ochraně podle GDPR pravidel. Smlouvy proto musíte skladovat tak, aby s k nim dostalo co nejméně lidí. Je proto potřeba i jejich rozdělení tak, aby se ke každé skupině smluv dostali skutečně jenom pracovníci, kteří s nimi pracovat mají.

Historické smlouvy budete uchovávat i po ukončení nájmu (5-10 let). Tyto smlouvy by měly být oddělené od aktivních smluv, aby byly přístupné pouze v případě, že jsou skutečně potřeba a to lidem, kteří to potřebují – např. pro finanční kontrolu.
Historické smlouvy byste měli po vypořádání všech záležitostí souvisejících se smlouvou přesunout do archivu. Ten může být společný pro všechny spravované objekty, protože k němu bude velmi omezený přístup.