Informace

Informace slouží k uložení informací nebo znalosti. Podle svého umístění je soukromá nebo sdílená.

• Funkce spojení s informací
  • Sledování historie
  • Publikace na nástěnce
  • Dokumenty
  • URL adresa
  • Dokument
• Odstraňování informací
• Víte, že
  • Je možné si vytvořit vlastní přehled důležitých informací?
• Informaci je možné publikovat na internetu

Do informací je možné uložit přímo obsah, přidat URL adresu, nebo přikládat soubory podle potřeby. Informace je možné publikovat na veřejných nástěnkách na internetu (pokud máte tuto funkci aktivní).

Funkce spojení s informací

Sledování historie

Pokud u informace zaškrtnete, že se mají uchovávat změny (nastavuje se v rámci vlastností), bude při každém uložení vytvořena kopie obsahu informace. Je možné následně sledovat změny, nebo se vrátit k předchozí informaci.

Sledování historie se týká pouze obsahu zprávy, nezahrnuje Název, anotaci ani přílohy.

Sledování změn není určeno pro sledování změn obrázků. V případě velkých obrázků může být počet uchovávaných změn omezen.

Publikace na nástěnce

Pokud máte vytvořenou nástěnku pro publikaci na internetu (v nastavení systému), můžete informaci zveřejnit v souladu s pravidly nástěnky.

Dokumenty

Přímo v informaci je možné vložit jednu přílohu – hlavní dokument. K informace je ale možné přiložit libovolný počet dalších dokumentů na záložce soubory.

Nezapomeňte, že soubor vložený v příloze se nezobrazuje na záložce mezi soubory. Soubor v příloze je možné v některých zobrazeních otevřít přímo z přehledu informací.

URL adresa

Pokud má informace jednu klíčovou URL adresu, můžete ji vložit do pole URL. Tato adresa se bude zobrazovat u poznámky nejenom v detailu, ale přímo v přehledu informací, můžete tak na adresu přistoupit rychle bez potřeby otevírat detail informace.

Kromě url ve vyhrazeném poli je samozřejmě možné vložit libovolný počet odkazů do těla informace.

URL odkaz v informaci není publikován na veřejné nástěnce. Pokud chcete publikovat odkazy, je třeba je vložit do těla informace.

Dokument

K informaci (stejně jako k mnoha jiným objektům) je možné připojit soubory. Pokud proto chcete v AyMINE uložit dokument (např. cenovou nabídku v MS Excel), vytvořte informaci cenová nabídka a uchovejte si dokument v příloze.

Odstraňování informací

Obecně informaci může odstranit kdokoli, kdo má právo měnit objekty v projektu nebo oblasti, kde je informace uložena. Existuje ale řada důvodů, proč informace nemusí být možné odstranit:

• Informace je možné odstranit, pokud nemají jedinečný identifikátor (značku). Pokud ji mají, jsou evidovány v rámci řady a odstranit ji nelze.
• Informace nelze odstranit, pokud je vložena v balíku konfiguračního řízení, který ji zamknul.
• Pokud informaci zamknut autor, je třeba nejdřív zrušit zámek; teprve poté je odstranění povoleno.
  Autor, přesněji pracovník odpovědný za informaci, má přímo v náhledu informace tlačítko pro její odstranění. Ostatní (pokud mají právo) mohou použít funkci odstranit v menu

Víte, že

Je možné si vytvořit vlastní přehled důležitých informací?

Informace, které jsou pro vás důležité, si můžete vložit do kapsy. Všechny důležité informace pak máte pohromadě na jednom místě.

Informaci je možné publikovat na internetu

Informaci je možné vystavit na veřejnou nástěnku natrvalo, nebo na omezenou dobu. S pomocí informací je tak možné snadno tvořit veřejné dostupné nástěnky s jakýmikoli informacemi, které potřebujete.

Aby se zabránilo zneužití zveřejnění, je pro to třeba speciální oprávnění. A samozřejmě musí vám správce vytvořit nástěnku a dát vám právo na ní publikovat.